المحاسبة للشركات الصغيرة في السعودية: الدفاتر والالتزامات خطوة بخطوة

ما الذي يحدد شكل دفاترك: الكيان والإيراد والملكية

قبل فتح أي دفتر، اسأل ثلاثة أسئلة. إجاباتها تحدد ما يجب أن تخرجه دفاترك في نهاية السنة، ومن ثم ما يجب أن تسجله من اليوم الأول.

السؤال الأول: ما الكيان النظامي لمنشأتك؟ المؤسسة الفردية نشاط يملكه شخص واحد ويُسجل باسمه. الشركة ذات المسؤولية المحدودة كيان مستقل عن الشركاء له ذمة مالية منفصلة. الفرق ليس شكلياً في المحاسبة: في الشركة تحتاج الدفاتر أن تُظهر رأس المال المسجل وحصص الشركاء وحساباتهم الجارية، وأن تنتج قوائم مالية سنوية تودع عبر برنامج الإيداع الإلكتروني للقوائم المالية. أما المؤسسة الفردية فتحتاج دفاتر منتظمة تكفي لإقرار الزكاة ولإثبات الإيراد، دون التزام الإيداع الذي يخص الشركات.

السؤال الثاني: كم تبلغ توريداتك الخاضعة للضريبة؟ الرقم الذي يفصل بين منشأة تعمل خارج نظام ضريبة القيمة المضافة وأخرى داخله هو 375,000 ريال خلال 12 شهراً، ماضية أو متوقعة. تحت هذا الرقم يمكنك التسجيل اختيارياً إذا تجاوزت توريداتك أو مصروفاتك الخاضعة 187,500 ريال. ومن يدخل النظام تتغير دفاتره: حسابان جديدان للضريبة، وفواتير ضريبية بحقول محددة، وإقرار كل ربع سنة.

السؤال الثالث: من يملك المنشأة؟ الزكاة تجب على المؤسسات الفردية والشركات المملوكة لسعوديين، وعلى حصة الشريك السعودي في الشركات المقيمة، ويعامل مواطنو دول مجلس التعاون معاملة السعوديين. هذا نطاق الزكاة بحسب اللائحة التنفيذية لجباية الزكاة. أما حصة الشريك غير السعودي في شركة أموال مقيمة فتخضع لضريبة الدخل بنسبة 20%، كما توضح صفحة ضريبة الدخل لدى الهيئة. شركة يملكها سعودي وشريك أجنبي مناصفة تحتاج دفاتر تسمح بفصل الوعاء الزكوي عن الربح الخاضع للضريبة.

الالتزامات النظامية في جدول واحد

الجدول التالي يجمع ما تحتاج متابعته كصاحب منشأة صغيرة. كل سطر مرتبط بمصدره الرسمي، والتفاصيل في الأدلة المتخصصة.

الشركة الصغيرة بتعريف نظام الشركات

تعد الشركة متناهية الصغر أو صغيرة إذا استوفت شرطين على الأقل من ثلاثة، بحسب المادة السابعة من اللائحة التنفيذية لنظام الشركات:

يشترط نظام الشركات أن تعد الشركات قوائم مالية سنوية وفق المعايير المعتمدة في المملكة وأن تودعها خلال ستة أشهر من نهاية السنة المالية، والشركات متناهية الصغر والصغيرة غير ملزمة عموماً بتعيين مراجع حسابات ما لم ينطبق استثناء. والشركة التي تعتمد على هذا الإعفاء ترفق بقوائمها بياناً بذلك (المادة 7 من اللائحة)، ويتولى المدير أو رئيس مجلس الإدارة إيداع القوائم وتقرير المراجع إن وجد عبر برنامج الإيداع الإلكتروني (المادة 5)، وتسمي وزارة التجارة منصة الإيداع «قوائم».

أما المعايير نفسها، فالمنشآت التي لا تخضع للمساءلة العامة تطبق المعيار الدولي للتقرير المالي للمنشآت الصغيرة والمتوسطة كما اعتمدته الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين، بحسب ملف المملكة لدى مؤسسة المعايير الدولية. وتسري طبعة 2025 من هذا المعيار من 1 يناير 2027، فراجع مع محاسبك ما يتغير في قوائم تلك السنة.

تفاصيل الضريبة كاملة في دليل ضريبة القيمة المضافة، وتفاصيل الربط مع المنصة في دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية.

فصل مال المالك عن مال المنشأة

أكثر ما يفسد دفاتر المنشآت الصغيرة ليس خطأ في القيد، بل خلط المالين. صاحب المؤسسة يدفع إيجار بيته من حساب النشاط، ثم يدفع فاتورة مورد من بطاقته الشخصية، وبعد ستة أشهر لا يعرف هل ربح النشاط أم خسر.

القاعدة المحاسبية بسيطة: المنشأة وحدة محاسبية مستقلة عن مالكها، حتى لو كانت مؤسسة فردية لا تنفصل ذمتها نظاماً عن ذمة صاحبها. كل ريال يخرج من النشاط إلى المالك يُسجل مسحوبات، وكل ريال يدخل من المالك إلى النشاط يُسجل زيادة في رأس المال أو في جاري المالك.

ثلاث حركات وقيودها

فاتورة مدفوعة من البطاقة الشخصية

اشترى صاحب مؤسسة مسجلة في الضريبة أحباراً للطابعة بمبلغ 1,150 ريالاً شاملاً الضريبة، ودفعها من بطاقته الشخصية، وطلب فاتورة ضريبية باسم المؤسسة ورقمها الضريبي.

الضريبة = 1,150 × 15 ÷ 115 = 150 ريالاً، والصافي 1,000 ريال.

القيد: من حـ/ مستلزمات مكتبية 1,000، ومن حـ/ ضريبة المدخلات 150، إلى حـ/ جاري المالك 1,150.

عندما تسدد المؤسسة المبلغ لاحقاً: من حـ/ جاري المالك 1,150 إلى حـ/ البنك 1,150. لو جاءت الفاتورة باسم المالك الشخصي بلا بيانات المؤسسة، لضعف سند خصم الضريبة لأن الخصم يحتاج فاتورة ضريبية للمنشأة.

ما لا يدخل دفاتر النشاط أبداً

ضريبة المدخلات لا تُخصم على الاستخدام الشخصي، ولا على خدمات الترفيه والرياضة والثقافة، ولا على السيارات المقيدة وإصلاحها وصيانتها ووقودها ما لم تُستخدم للعمل وحده أو تُقتنَ لإعادة البيع، بحسب أحكام الخصم كما يشرحها دليل خصم ضريبة المدخلات. لذلك فإن خلط المصروف الشخصي بمصروف النشاط لا يشوه الربح فقط، بل قد يحولك إلى إقرار ضريبي غير صحيح، وغرامته 50% من فرق الضريبة.

افتح حساباً بنكياً للنشاط من اليوم الأول، وحدد للمالك سحباً شهرياً ثابتاً يُحول من حساب النشاط إلى حسابه الشخصي في تاريخ ثابت. بهذا تصبح المسحوبات قيداً واحداً في الشهر بدل عشرات الحركات المتفرقة.

كيف تفتح دفتر حسابات لشركة جديدة

فتح الدفاتر يعني ثلاثة أشياء: اختيار دليل الحسابات، وتسجيل القيد الافتتاحي، وتحديد تاريخ بداية السنة المالية ونظام ترقيم المستندات. الخطوات بالترتيب:

تأثير السنة المالية يظهر في الزكاة: النسبة 2.5% من الوعاء إذا كانت السنة هجرية، وإذا كانت ميلادية تُعدل النسبة بعدد أيام السنة المالية مقسوماً على أيام السنة الهجرية، بحسب المادة 15 من اللائحة. حاسبة زكاة الشركات تطبق هذا التعديل تلقائياً.

القيد الافتتاحي لشركة ذات مسؤولية محدودة

شركة جديدة برأس مال مسجل 100,000 ريال. أودع الشريك الأول 60,000 ريال نقداً في حساب الشركة، وقدم الشريك الثاني حصته عيناً: سيارة نقل قيمتها المتفق عليها 40,000 ريال.

القيد الافتتاحي:

الحساب	مدين	دائن
البنك	60,000
السيارات	40,000
رأس المال: الشريك الأول		60,000
رأس المال: الشريك الثاني		40,000
المجموع	100,000	100,000

بعد أسبوع اشترت الشركة جهازي حاسب بمبلغ 9,200 ريال شاملاً الضريبة، والشركة مسجلة اختيارياً. الضريبة = 9,200 × 15 ÷ 115 = 1,200 ريال، والصافي 8,000 ريال. القيد: من حـ/ أجهزة الحاسب 8,000، ومن حـ/ ضريبة المدخلات 1,200، إلى حـ/ البنك 9,200. رصيد البنك بعد القيدين 60,000 − 9,200 = 50,800 ريال.

إذا لم تكن الشركة مسجلة في الضريبة، فالأجهزة تُسجل بكامل 9,200 ريال، لأن المنشأة غير المسجلة لا تقدم إقراراً تخصم فيه الضريبة. هذا الفرق وحده سبب كافٍ لحسم قرار التسجيل قبل أول عملية شراء كبيرة. ولشرح كل خطوة بتفصيل أوسع، راجع كيف تفتح دفتر حسابات لشركة جديدة.

دليل حسابات يكفي منشأة صغيرة

دليل الحسابات هو القائمة المرقمة لكل الحسابات التي تُرحل إليها القيود. المنشأة الصغيرة لا تحتاج مئات الحسابات؛ تحتاج دليلاً يجيب عن الأسئلة التي ستُطرح عليها: كم بعت، وكم تكلف ما بعت، وأين ذهب المصروف، وكم الضريبة المستحقة، وكم لك على العملاء وكم عليك للموردين.

الترقيم الشائع يبدأ كل مجموعة برقم: 1 للأصول، و2 للالتزامات، و3 لحقوق الملكية، و4 للإيرادات، و5 للتكاليف والمصروفات. هذا الترتيب عرف مهني لا يفرضه نظام، لكنه يجعل ميزان المراجعة يُقرأ بترتيب القوائم المالية.

ثلاث قواعد تحمي الدليل من الفوضى. لا تفتح حساباً لمصروف يتكرر مرة في السنة، واجمعه في «مصروفات متنوعة» بحد لا يتجاوز نسبة صغيرة من المصروفات. ولا تغير معنى حساب في منتصف السنة، فالمقارنة بين الأشهر تنهار. وإذا احتجت تحليلاً أدق، مثل ربحية فرع أو مشروع، فاستخدم مراكز التكلفة بدل تفريع كل حساب.

دليل جاهز بهذا الترتيب تجده في نموذج دليل الحسابات، ويمكنك حذف ما لا يخص نشاطك منه.

ما هي القيود اليومية

القيد اليومي هو تسجيل عملية مالية واحدة في دفتر اليومية بتاريخها، بطرف مدين وطرف دائن متساويين. هذا هو القيد المزدوج: كل عملية تؤثر في حسابين على الأقل، ومجموع المدين يساوي مجموع الدائن دائماً. ثم تُرحل القيود إلى دفتر الأستاذ حيث يُجمع كل حساب في صفحة واحدة.

القاعدة التي تكفي صاحب المنشأة لفهم أي قيد: الأصول والمصروفات تزيد في الجانب المدين، والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات تزيد في الجانب الدائن. وشرحها المفصل في مصطلح المدين والدائن.

شهر من قيود محل مستلزمات مكتبية مسجل في الضريبة

خمس عمليات في شهر واحد، والأسعار كلها شاملة ضريبة 15%:

العملية	الحساب المدين	المبلغ	الحساب الدائن	المبلغ
بيع نقدي بمبلغ 2,300	الصندوق	2,300	المبيعات / ضريبة المخرجات	2,000 / 300
بيع آجل لشركة بمبلغ 11,500	الذمم المدينة	11,500	المبيعات / ضريبة المخرجات	10,000 / 1,500
شراء بضاعة آجلة بمبلغ 6,900	المخزون / ضريبة المدخلات	6,000 / 900	الذمم الدائنة	6,900
دفع إيجار المحل التجاري 3,450	الإيجار / ضريبة المدخلات	3,000 / 450	البنك	3,450
سحب المالك 2,000	المسحوبات	2,000	البنك	2,000

مجموع المدين = 2,300 + 11,500 + 6,900 + 3,450 + 2,000 = 26,150 ريالاً، ومجموع الدائن مثله.

الضريبة في نهاية الشهر: المخرجات 300 + 1,500 = 1,800 ريال، والمدخلات 900 + 450 = 1,350 ريالاً، والصافي المستحق 1,800 − 1,350 = 450 ريالاً.

لاحظ أن الإيجار التجاري يحمل ضريبة 15%، أما إيجار العقار السكني فمعفى، فلا تظهر عليه ضريبة مدخلات تُخصم. ولاحظ أن سحب المالك لم يمس أي حساب مصروف. ولإنشاء قيود مثل هذه دون حفظ قواعد المدين والدائن، يجهز الموقع مولد قيود اليومية، ولتسجيلها يدوياً استخدم نموذج دفتر اليومية.

الأمثلة الأوسع لكل نوع من العمليات في ما هي القيود اليومية.

الفرق بين الفاتورة والإيصال

الفاتورة تثبت التوريد وتنشئ الحق والضريبة، والإيصال يثبت انتقال المال. بيع آجل اليوم يحتاج فاتورة اليوم، وتحصيله بعد شهر يحتاج سند قبض بعد شهر. الخلط بينهما ينتج أخطاء متكررة: منشأة تصدر «إيصالاً» بدل الفاتورة الضريبية فتخالف متطلبات الفوترة، أو تسجل الإيراد مرتين مرة عند الفاتورة ومرة عند القبض.

ومن حقول الفاتورة الضريبية التي تحددها اللائحة التنفيذية: عنوان «فاتورة ضريبية»، وتاريخ الإصدار ووقته، ورقم متسلسل، وبيانات المورد والعميل ورقميهما الضريبيين، ووصف السلعة وسعرها وكميتها، والخصومات، والإجمالي قبل الضريبة، ونسبة الضريبة ومبلغها، والإجمالي شاملاً، ورمز الاستجابة السريعة. والمبالغ الضريبية تظهر بالريال.

النماذج الجاهزة: نموذج فاتورة ضريبية، ونموذج سند قبض، ونموذج سند صرف. والمقارنة الكاملة بين المستندات في الفرق بين الفاتورة والإيصال.

الأساس النقدي وأساس الاستحقاق

على الأساس النقدي تسجل الإيراد يوم تقبضه والمصروف يوم تدفعه. وعلى أساس الاستحقاق تسجل الإيراد حين تكتسبه بتقديم السلعة أو الخدمة، والمصروف حين تستهلكه، بغض النظر عن موعد حركة المال.

الأساس النقدي أسهل، ويناسب متابعة السيولة اليومية. لكن المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة، ومنها معيار المنشآت الصغيرة والمتوسطة، تُبنى قوائمها على أساس الاستحقاق. والضريبة نفسها لا تنتظر التحصيل: تستحق في أبكر ثلاثة تواريخ، تاريخ التوريد أو تاريخ الفاتورة أو تاريخ استلام المقابل كله أو بعضه، بحسب دليل الفواتير. فالمنشأة المسجلة التي تمسك دفاترها نقدياً ستجد نفسها تسدد ضريبة فواتير لم تحصّلها بعد، دون أن ترى ذلك في دفاترها.

مكتب استشارات صغير في شهر مارس

• أصدر المكتب فواتير بقيمة 40,000 ريال قبل الضريبة عن خدمات قدمها في مارس، وحصّل منها 25,000 ريال في مارس والباقي في أبريل.
• دفع في مارس مصروفات بقيمة 18,000 ريال، منها 4,000 ريال إيجار شهر أبريل مقدماً.
• وصلته فاتورة كهرباء مارس بمبلغ 1,500 ريال ولم يسددها حتى أبريل.

البند	الأساس النقدي	أساس الاستحقاق
الإيرادات	25,000	40,000
المصروفات	18,000	18,000 − 4,000 + 1,500 = 15,500
ربح مارس	7,000	24,500

الفرق 17,500 ريال في شهر واحد. الأساس النقدي يقول إن مارس شهر ضعيف، والحقيقة أن المكتب أنجز عملاً بقيمة 40,000 ريال وما زال له 15,000 ريال عند العملاء. وضريبة المخرجات على الفواتير الصادرة في مارس، أي 40,000 × 15% = 6,000 ريال، تدخل إقرار الربع الذي يقع فيه مارس كاملة.

الحل العملي لمعظم المنشآت الصغيرة: دفاتر على أساس الاستحقاق، وتقرير سيولة شهري منفصل يتابع النقد الفعلي. التسويات اللازمة في نهاية كل فترة، مثل المصروفات المدفوعة مقدماً والمصروفات المستحقة، هي ما يحول الدفاتر من نقدية إلى استحقاق. التفصيل في الأساس النقدي وأساس الاستحقاق.

روتين الإقفال الشهري

الإقفال الشهري يعني التوقف في أول أيام كل شهر للتأكد من أن الشهر المنتهي مسجل كاملاً وصحيحاً، ثم تثبيته. المنشأة التي تقفل شهرياً تصل إلى نهاية السنة وعندها اثنا عشر شهراً نظيفاً، والتي لا تقفل تقضي الربع الأول من السنة التالية في البحث عن فواتير ضائعة.

الرواتب في الإقفال

إذا كان لديك موظفون، فملف الأجور الشهري يُرفع عبر منصة مدد، وبرنامج حماية الأجور يشمل جميع المنشآت. واشتراكات التأمينات للسعودي المشترك قبل 3 يوليو 2024 تبلغ 9% على كل من الموظف وصاحب العمل للمعاشات، و0.75% على كل منهما لساند، و2% على صاحب العمل للأخطار المهنية. أما من بدأ اشتراكه لأول مرة منذ 3 يوليو 2024 فنسبة المعاشات عليه ترتفع تدريجياً حتى 11% على كل طرف. وغير السعودي يتحمل عنه صاحب العمل 2% للأخطار المهنية فقط. احسب المبالغ بدقة في حاسبة الراتب والتأمينات، والتفاصيل في دليل إدارة الرواتب.

قيد إهلاك شهري

اشترت المنشأة معدات بتكلفة 22,000 ريال، وقدرت عمرها الإنتاجي خمس سنوات بلا قيمة متبقية، وتستخدم طريقة القسط الثابت.

الإهلاك السنوي = 22,000 ÷ 5 = 4,400 ريال

الإهلاك الشهري = 4,400 ÷ 12 = 366.67 ريالاً تقريباً. القيد كل شهر: من حـ/ مصروف الإهلاك إلى حـ/ مجمع الإهلاك. وتحسب الجداول الكاملة بطرق أخرى في حاسبة إهلاك الأصول.

تقويم الربع الضريبي

المنشأة الصغيرة المسجلة تقدم إقرارها ربعياً، والموعد آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الربع. لذلك يكون الإقفال الشهري لآخر شهر في الربع أهم إقفالات السنة:

الجدول مبني على أرباع السنة الميلادية، وأياً كانت فترتك فالموعد يبقى آخر يوم من الشهر التالي لنهايتها. واحسب الضريبة على أي فاتورة بسرعة في حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

كيف تقرأ قائمة الدخل

قائمة الدخل تجيب عن سؤال واحد: هل ربحت المنشأة في هذه الفترة، ومن أين جاء الربح أو الخسارة. صاحب المنشأة الصغيرة لا يحتاج أن يعدها بنفسه، لكنه يحتاج أن يقرأها في خمس دقائق ويعرف أين يتدخل.

قائمة دخل سنوية لمتجر تجزئة صغير

البند	المبلغ بالريال	النسبة من المبيعات
صافي المبيعات (دون الضريبة)	480,000	100%
تكلفة البضاعة المباعة	(300,000)	62.5%
مجمل الربح	180,000	37.5%
الرواتب والتأمينات	(84,000)	17.5%
الإيجار	(36,000)	7.5%
الكهرباء والاتصالات	(9,600)	2%
التسويق	(6,000)	1.25%
الإهلاك	(4,400)	0.92%
مجموع المصروفات التشغيلية	(140,000)	29.17%
الربح التشغيلي	40,000	8.33%
رسوم وتكاليف تمويل	(2,000)	0.42%
الربح قبل الزكاة	38,000	7.92%

التحقق: 480,000 − 300,000 = 180,000. والمصروفات 84,000 + 36,000 + 9,600 + 6,000 + 4,400 = 140,000. ثم 180,000 − 140,000 = 40,000، و40,000 − 2,000 = 38,000.

أربعة أسئلة تطرحها على القائمة

1. هل هامش مجمل الربح ثابت؟ 37.5% هنا. إذا انخفض من شهر لآخر دون تغيير في الأسعار، فابحث في التسعير أو الهدر أو أخطاء الجرد. هامش الربح هو أول رقم يكشف مشكلة التسعير.
2. أي مصروف يكبر أسرع من المبيعات؟ الرواتب هنا 17.5% من المبيعات. إذا زادت المبيعات 10% والرواتب 25%، فالنمو يأكل نفسه.
3. هل الربح يغطي ما يسحبه المالك؟ الربح قبل الزكاة 38,000 ريال، والسحوبات لا تظهر في القائمة لأنها ليست مصروفاً. فإذا كان المالك يسحب 60,000 ريال في السنة، فهو يسحب أكثر مما ربحت المنشأة، والفرق يُموَّل من رأس المال أو من الديون.
4. أين الزكاة؟ الزكاة لا تُحسب على الربح وحده، بل على الوعاء الزكوي الذي يبدأ من حقوق الملكية ويضيف ويحسم بنوداً محددة. لذلك لا تكتمل القائمة النهائية إلا بعد حساب الوعاء.

ولاحظ أن مبيعات هذا المتجر 480,000 ريال، أي فوق حد التسجيل الإلزامي 375,000 ريال إذا كانت كلها توريدات خاضعة. لو كان غير مسجل، فهو متأخر، وقائمة الدخل هي التي كشفت ذلك.

قراءة القائمة سطراً سطراً، مع الأخطاء الشائعة في تفسيرها، في كيف تقرأ قائمة الدخل. وعلاقتها بالميزانية وقائمة التدفقات النقدية في دليل القوائم المالية.

متى تحتاج إلى محاسب

السؤال الحقيقي ليس «هل أحتاج محاسباً؟» بل «أي جزء من العمل أحتاج فيه محاسباً؟». المسك اليومي يختلف عن التسويات، والتسويات تختلف عن الإقرارات والقوائم السنوية.

إشارات أن الوقت حان

• تجاوزت توريداتك 375,000 ريال أو اقتربت منها، وستبدأ الإقرارات الربعية.
• شملتك موجة ربط مع منصة فاتورة، ويجب أن يتغير نظام فوترتك قبل تاريخها.
• انضم شريك غير سعودي، فصار عندك وعاء زكوي وربح خاضع لضريبة الدخل في دفتر واحد.
• تحولت إلى شركة وصار عليك إيداع قوائم مالية سنوية.
• تريد شطب دين معدوم واسترداد ضريبته: من شروط ذلك شهادة محاسب قانوني تؤكد الشطب، بحسب المادة 40 من اللائحة التنفيذية.
• تطلب تمويلاً من بنك يريد قوائم مالية موثوقة.
• صرت تقضي في الدفاتر وقتاً أطول مما تقضيه في البيع.

الخلاصة العملية لمعظم المنشآت الصغيرة: مسك يومي داخلي، بيدك أو بيد ماسك دفاتر، ومحاسب خارجي يراجع في نهاية كل ربع ويعد الإقرار الزكوي والقوائم السنوية. التفصيل في متى تحتاج إلى محاسب.

من الدفتر اليدوي إلى برنامج المحاسبة

كثير من المنشآت تبدأ بجدول بيانات، وهذا معقول في الأشهر الأولى. لكن الجدول يتوقف عن الكفاية عند نقطة محددة: حين تصبح المنشأة مسجلة في الضريبة وتشملها مرحلة الربط. فرمز الاستجابة السريعة الذي يصنعه موقع أو جدول إكسل لا يجعل الفاتورة إلكترونية بمتطلبات المرحلة الثانية، لأن المرحلة الثانية تضيف عناصر تشفيرية وتتطلب اعتماد الفاتورة الضريبية من منصة الهيئة قبل مشاركتها مع العميل، وإبلاغ المبسطة خلال 24 ساعة. حدود الجداول ومتى تتجاوزها في دليل المحاسبة بالإكسل.

ما الذي يتغير فعلاً عند الانتقال

إذا قررت الانتقال، فاختر برنامج محاسبة تصدر منه الفاتورة فتظهر في تقرير المبيعات وتقرير الإقرار الضريبي، بدل أن تكتب الرقم نفسه في أكثر من مكان. وتحقق من أي برنامج قبل الاشتراك: هل هو مدرج في قائمة مزودي الحلول لدى الهيئة؟ القائمة استرشادية وليست اعتماداً من الهيئة، ويحق للمنشأة استخدام أي حل يستوفي المتطلبات، لكنها نقطة بداية جيدة. معايير المقارنة الكاملة في كيف تختار برنامج محاسبة.

ترتيب النقل حتى لا تضيع أرصدة

1. اختر تاريخ انتقال في بداية شهر، والأفضل بداية ربع ضريبي.
2. أقفل آخر شهر في الجدول إقفالاً كاملاً واستخرج ميزان المراجعة.
3. أدخل دليل الحسابات في البرنامج بالترقيم نفسه أو بمقابلة واضحة بين القديم والجديد.
4. أدخل الأرصدة الافتتاحية من الميزان، ثم أرصدة العملاء والموردين فاتورة فاتورة إن أمكن.
5. طابق ميزان البرنامج في اليوم الأول مع ميزان الجدول في اليوم الأخير؛ يجب أن يتطابقا.
6. احتفظ بالجدول القديم ومستنداته، فمدة حفظ السجلات لا تبدأ من جديد بتغيير الأداة.

قائمة السنة الأولى

السنة الأولى تحدد عادات الدفاتر لسنوات. هذه قائمة مرتبة زمنياً لمنشأة جديدة، مع تعديلها حسب تاريخ تأسيسك:

أخطاء تتكرر في دفاتر المنشآت الصغيرة

عن المخزون تحديداً: المعيار الدولي للمخزون يسمح بطريقة الوارد أولاً صادر أولاً أو المتوسط المرجح، أو التمييز المحدد للأصناف غير المتجانسة، ولا يسمح بطريقة الوارد أخيراً صادر أولاً. اختر طريقة واحدة والتزم بها.

وعن ضريبة المدخلات: لا يجوز خصمها بعد مرور خمس سنوات تقويمية على السنة التي حصل فيها التوريد، بحسب دليل خصم ضريبة المدخلات. فاتورة مورد منسية في درج لها مهلة، لكنها ليست مفتوحة إلى الأبد.

من أين تبدأ اليوم

إذا كانت منشأتك تعمل منذ أشهر بلا دفاتر منتظمة، فلا تبدأ من الماضي. ابدأ من أول الشهر القادم بدفاتر صحيحة، ثم عد لترتيب الأشهر السابقة شهراً شهراً بالمستندات المتاحة، مبتدئاً بكشوف البنك لأنها السجل الوحيد المكتمل غالباً.

ترتيب البداية المقترح:

1. حمّل نموذج دليل الحسابات واحذف ما لا يخص نشاطك.
2. سجل عمليات شهر واحد في نموذج دفتر اليومية أو في برنامج محاسبة.
3. أقفل الشهر واستخرج ميزان المراجعة وقائمة دخل مختصرة.
4. احسب توريداتك الخاضعة للأشهر الاثني عشر الماضية والمتوقعة، وقارنها بحدي 187,500 و375,000 ريال.
5. راجع موقعك من موجات الربط مع منصة فاتورة.
6. قدّر زكاة السنة مبكراً في حاسبة زكاة الشركات حتى لا يفاجئك المبلغ بعد نهاية السنة.

ولمن يريد فهم الأساس النظري وراء كل هذا، تشرح الدورة المحاسبية المراحل من المستند إلى القوائم، ويشرح مصطلح القيد المحاسبي مكونات كل قيد.