الفرق بين الفاتورة والإيصال: متى تصدر كلاً منهما في السعودية

سؤالان يحسمان أي مستند تصدر

قبل أن تفتح دفتر الفواتير أو دفتر السندات، اسأل: هل حدث توريد؟ وهل انتقل مال؟ الإجابة تحدد المستند، والجدول التالي يغطي الحالات اليومية لمنشأة مسجلة. وموقع هذه المستندات من دورة الدفاتر الكاملة مشروح في دليل المحاسبة للشركات الصغيرة.

القاعدة التي تحكم الجدول: الضريبة تتبع الفاتورة، والسند يتبع المال. لذلك لا تظهر ضريبة على سند القبض في الصفوف التي تخص تحصيل مبلغ فُوتر سابقاً.

الدفعة المقدمة: الحالة التي يخطئ فيها كثيرون

يظن بعض أصحاب المنشآت أن العربون مجرد مبلغ محجوز حتى يبدأ العمل، فيكتفون بسند قبض. والهيئة حسمت المسألة في أسئلة الفوترة الإلكترونية الشائعة: استلام دفعة مقدمة يتطلب إصدار فاتورة ضريبية إلكترونية، ولا يكفي سند القبض وحده، استناداً إلى المادة 53 من اللائحة التنفيذية.

السبب أن الضريبة تصبح واجبة عند أول ما يقع من ثلاثة أحداث: أن يتم التوريد، أو أن تصدر الفاتورة، أو أن يصلك الثمن أو جزء منه، وفق دليل الفواتير الضريبية وحفظ السجلات. فإذا جاء المال أولاً، صار تاريخ استلامه هو تاريخ استحقاق الضريبة على ذلك المبلغ.

منظم فعاليات يستلم عربوناً

وقّع منظم فعاليات مسجل عقداً لتنظيم حفل بقيمة 60,000 ريال قبل الضريبة، أي 69,000 ريال شاملة ضريبة 15%. استلم في سبتمبر عربوناً 23,000 ريال، والحفل في نوفمبر.

عند استلام العربون في سبتمبر:

الضريبة في المبلغ المستلم = 23,000 × 15 ÷ 115 = 3,000 ريال، والصافي 20,000 ريال. تصدر فاتورة ضريبية بهذا المبلغ، والقيد:

الحساب	مدين	دائن
البنك	23,000
دفعات مقدمة من العملاء		20,000
ضريبة المخرجات		3,000

عند تنفيذ الحفل في نوفمبر:

تصدر الفاتورة النهائية بكامل القيمة، ويُخصم منها ما فُوتر مقدماً. المتبقي قبل الضريبة 60,000 − 20,000 = 40,000 ريال، وضريبته 6,000 ريال، والمستحق على العميل 46,000 ريال. والتحقق: 23,000 + 46,000 = 69,000 ريال.

الضريبة على العربون، أي 3,000 ريال، تُحسب في إقرار الربع الثالث الذي يضم سبتمبر، لا في ربع الحفل. لو اكتفى المنظم بسند قبض، لغابت هذه الضريبة عن إقرار الربع الثالث.

احسب الضريبة على أي مبلغ شامل أو صافٍ في حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

ما يُكتب في كل مستند

حقول الفاتورتين محددة نظاماً، أما سند القبض فتحدد الممارسة المحاسبية محتواه. المقارنة التالية تلخص الفرق في الشكل:

مصدر حدّ 1,000 ريال للمبسطة هو الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية. والنماذج الجاهزة: نموذج فاتورة ضريبية، ونموذج فاتورة ضريبية مبسطة، ونموذج سند قبض. وشرح سند القبض بوصفه مصطلحاً في صفحة سند القبض.

المنشأة غير المسجلة: ماذا تصدر؟

منشأة لم تبلغ حد التسجيل لا تصدر فاتورة ضريبية، ولا تضيف 15% إلى أسعارها. فإصدار فاتورة ضريبية من شخص غير مسجل مخالفة قد تصل غرامتها إلى 100,000 ريال بحسب نظام ضريبة القيمة المضافة.

ما تصدره عملياً:

• فاتورة مبيعات عادية بلا ضريبة وبلا عبارة «فاتورة ضريبية»، تثبت التوريد والمبلغ. يصلح لها نموذج فاتورة مبيعات.
• سند قبض عند التحصيل إذا كان البيع آجلاً.
• إيصال استلام نقدية للمبالغ الصغيرة التي لا يرتبط بها بيع، مثل تأمين مسترد. يتوفر له نموذج إيصال استلام نقدية.

التمييز بين الفاتورة والسند هنا محاسبي لا ضريبي، لكنه يبقى ضرورياً. فالفاتورة تنشئ ذمة على العميل في دفاترك، والسند يغلقها، ومن دون الأولى لا تعرف كم بعت هذا الشهر.

كيف يلتقي المستندان في الدفاتر

كل فاتورة آجلة تفتح رصيداً في حساب العميل، وكل سند قبض يغلق جزءاً منه. لذلك اكتب رقم الفاتورة على السند دائماً، فبدونه لا تعرف أي فاتورة سُددت حين يكون للعميل أكثر من فاتورة مفتوحة.

كشف عميل في شهر واحد

التاريخ	المستند	مدين	دائن	الرصيد
3	فاتورة ضريبية 2041	11,500		11,500
12	فاتورة ضريبية 2058	4,600		16,100
20	سند قبض 315 عن الفاتورة 2041		11,500	4,600
28	سند قبض 322 عن جزء من الفاتورة 2058		2,000	2,600

الرصيد الختامي 4,600 − 2,000 = 2,600 ريال، وكله من الفاتورة 2058.

متابعة هذا الكشف يدوياً لعشرات العملاء مرهقة. والأيسر أن تعتمد برنامج فوترة يقابل كل تحصيل في البنك أو الصندوق بفاتورته، فترى أي الفواتير قوبلت بتحصيل دون جدول جانبي.

أما الحفظ، فالمنشأة المسجلة تحفظ فواتيرها وسجلاتها مدة لا تقل عن ست سنوات تبدأ من انتهاء الفترة الضريبية، وفق دليل الفواتير. وعدم حفظ الفواتير والسجلات من المخالفات التي قد تصل غرامتها إلى 50,000 ريال بموجب المادة 45 من النظام. احفظ السندات مع فواتيرها، فهي ما يثبت التحصيل إذا نازعك عميل في رصيده.