متى تحتاج محاسب لمنشأتك؟ عشر إشارات وما يتولاه كل طرف

اختبار من عشرة أسئلة

أجب عن الأسئلة التالية بنعم أو لا. كل إجابة بنعم تشير إلى نوع من المساعدة، وليس بالضرورة إلى محاسب بدوام كامل. والصورة العامة لأدوار المسك اليومي والمراجعة الدورية مشروحة في دليل المحاسبة للشركات الصغيرة، وهنا نفصّل متى ينتقل العمل من يدك إلى يد مختص.

إذا أجبت بنعم عن سؤال أو اثنين من الأسئلة 5 إلى 10 فقط، فغالباً يكفيك ماسك دفاتر أو مراجعة دورية. وإذا أجبت بنعم عن أي سؤال من 1 إلى 4، فالحكم المهني صار جزءاً من التزاماتك النظامية.

ما تنجزه بنفسك وما يحتاج حكماً مهنياً

ليس كل عمل محاسبي يحتاج محاسباً. الجدول التالي يقسم المهام بحسب ما تحتاجه من خبرة:

المطابقة البنكية مثال واضح على ما يمكن أن تتولاه بنفسك. فبدل مقارنة كشف البنك بالدفتر سطراً سطراً، يستطيع برنامج مطابقة يقابل حركات كشف البنك بالمستندات المسجلة اختصار ساعات من عمل ماسك الدفاتر كل شهر، ويبقى لك تفسير الفروق القليلة المتبقية.

كلفة الاستغناء عن المحاسب بأرقام الأنظمة

السؤال الذي يطرحه صاحب المنشأة عادة هو كم يكلف المحاسب. والسؤال المقابل الذي يُنسى هو كم يكلف غيابه. ثلاثة أمثلة محسوبة من الأنظمة:

إقرار ضريبي ناقص

أغفلت منشأة فواتير مبيعات آجلة قيمتها 53,333 ريالاً صافية في إقرار ربع، فنقصت ضريبة المخرجات المقر بها بنحو 8,000 ريال (53,333 × 15% = 7,999.95). غرامة الإقرار غير الصحيح 50% من فرق الضريبة بحسب نظام ضريبة القيمة المضافة، أي نحو 4,000 ريال فوق الضريبة نفسها.

الزكاة على الأساس التقديري

بحسب اللائحة التنفيذية لجباية الزكاة، يُحاسَب على الأساس التقديري المكلف الذي لا يمسك قوائم مالية تعكس نشاطه أو غير الملزم بإصدارها. والوعاء التقديري = (المبيعات ÷ 8) + (المبيعات × 15%)، والنسبة 2.5%، وبحد أدنى للزكاة 500 ريال، وتُستمد المبيعات من إقرار ضريبة القيمة المضافة ونحوه من البيانات.

لمبيعات 900,000 ريال:

• 900,000 ÷ 8 = 112,500
• 900,000 × 15% = 135,000
• الوعاء = 112,500 + 135,000 = 247,500 ريال
• الزكاة = 247,500 × 2.5% = 6,187.5 ريال

هذا الرقم لا علاقة له بربحك الفعلي ولا بأصولك، بل بمبيعاتك وحدها. والمعيار هنا وجود قوائم مالية سليمة لا الشكل النظامي للمنشأة. المنشأة التي تمسك قوائم مالية صحيحة تُحاسَب على وعائها الفعلي، وقد يكون أعلى أو أقل، لكنه مبني على أرقامها. قدّر الفرق لمنشأتك في حاسبة زكاة الشركات.

دين معدوم بلا شهادة

باعت منشأة لعميل غير مرتبط بها بمبلغ 34,500 ريال شاملاً الضريبة، وأقرت بالضريبة وسددتها، ثم تعثر العميل. الضريبة في المبلغ 34,500 × 15 ÷ 115 = 4,500 ريال.

وبحسب المادة 40 من اللائحة التنفيذية، يحق للمورد أن يخفض ضريبة مخرجاته عن الثمن الذي لم يُسدد إذا اجتمعت شروط، منها أن تمضي 12 شهراً على التوريد، وأن تؤكد شهادة محاسب قانوني شطب الدين. وإذا تجاوزت المبالغ غير المسددة 100,000 ريال، فلا بد أيضاً من استنفاد إجراءات التحصيل النظامية دون جدوى. بلا الشهادة تبقى الـ4,500 ريال مدفوعة من جيب المنشأة. والتفاصيل في مصطلح الديون المعدومة.

وتضاف إلى ذلك غرامات عامة: التأخر في تقديم الإقرار تتراوح غرامته بين 5% و25% من مبلغ الضريبة الواجب الإقرار به، وعدم حفظ الفواتير والسجلات قد تصل غرامته إلى 50,000 ريال بموجب المادة 45 من النظام.

كيف تحدد نطاق العمل مع المحاسب أو المكتب

أغلب الخلافات مع المحاسبين سببها نطاق عمل غير مكتوب. قبل أي اتفاق، حدد كتابةً ما يلي:

المخرجات ومواعيدها

• ما الذي يسلّمه كل شهر: ميزان مراجعة، ومطابقة بنكية، وقائمة دخل؟
• من يعد الإقرار الضريبي الربعي، ومن يضغط زر التقديم؟ الموعد آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الربع.
• من يعد الإقرار الزكوي؟ يُقدم خلال 120 يوماً من نهاية السنة بحسب اللائحة.
• هل يشمل العمل إعداد القوائم المالية السنوية؟ والشركة تُعد متناهية الصغر أو صغيرة بحسب المادة 7 من اللائحة التنفيذية لنظام الشركات إذا استوفت شرطين من ثلاثة: إيرادات سنوية لا تتجاوز 10 ملايين ريال، وأصول لا تتجاوز 10 ملايين ريال، و49 موظفاً أو أقل.

المدخلات ومسؤوليتك

• في أي يوم من الشهر تسلّمه المستندات، وبأي شكل؟
• من يملك صلاحية الدخول إلى الحساب البنكي وبوابة الهيئة، وبأي مستوى؟
• أين تُحفظ الدفاتر؟ اجعلها دائماً في نظام أو مجلد تملكه المنشأة لا المحاسب، فمدة حفظ السجلات لا تنتهي بانتهاء التعاقد.

التسليم عند انتهاء العلاقة

اتفق مسبقاً على ما يُسلّم عند إنهاء العمل: ميزان مراجعة ختامي، وكشوف العملاء والموردين، ونسخ الإقرارات المقدمة. انتقال الدفاتر بين محاسبين دون هذه المستندات يعني أن يبدأ المحاسب الجديد بإعادة بناء السنة.

وقبل أن يبدأ أي محاسب، جهّز له ميزان مراجعة لآخر شهر مقفل، فهو أسرع مدخل لفهم وضع دفاترك.