إدارة الرواتب في السعودية: من كشف الحضور إلى مدد والقيود

يعمل على الرواتب في المنشأة الصغيرة شخص أو اثنان، وغالباً يجمعان بين الموارد البشرية والمحاسبة. ولهذا كُتب هذا الدليل بترتيب الشهر نفسه: ماذا يُجمع، وماذا يُحسب، وماذا يُرفع، وماذا يُقيد، مع الأرقام والمواد النظامية التي يستند إليها كل قرار. والمرجع الأساسي هو نظام العمل بعد تعديلاته المنشورة في أم القرى، وصفحات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

الدورة الشهرية للرواتب: عشر محطات من الحضور إلى الأرشيف

أغلب أخطاء الرواتب لا تأتي من الحساب، بل من ترتيب العمل: تعديل يصل بعد اعتماد المسير، أو بدل يُصرف دون أن يُسجل، أو ملف أجور يُرفع بأرقام تختلف عن المصروف فعلاً. الجدول التالي يرتب الشهر في محطات، ويحدد مخرج كل محطة.

المحطة السادسة هي الحد الفاصل. ما قبلها قابل للتعديل، وما بعدها يُبنى على المسير المعتمد وحده، فإذا اكتُشف خطأ بعد الاعتماد يُصحح في مسير الشهر التالي بسطر مستقل يذكر السبب، ولا يُفتح المسير القديم.

من يملك كل محطة

في منشأة من عشرة موظفين قد يتولى شخص واحد المحطات كلها، وهذا مقبول بشرط أن يعتمد المسير شخص آخر غير من أعده، ولو كان صاحب المنشأة نفسه. الفصل بين الإعداد والاعتماد يمنع أكثر الأخطاء كلفة: موظف غادر وبقي اسمه في المسير، أو زيادة أُدخلت قبل موعدها. وتساعد نماذج مسير الرواتب الجاهزة على توحيد الأعمدة شهراً بعد شهر حتى تصبح المقارنة سهلة.

تقويم مقترح للشهر

لا يحدد النظام يوماً بعينه لكل محطة، ويكفي أن يُصرف أجر العامل الشهري مرة في الشهر بالعملة الرسمية للبلاد كما تنص المادة 90. لذلك ضع لمنشأتك تقويماً داخلياً ثابتاً، مثل إغلاق الحضور قبل نهاية الشهر بخمسة أيام، والاعتماد قبله بيومين، والصرف في يوم محدد يعرفه الموظفون. الثبات نفسه هو ما يقلل الاستثناءات والطلبات الفردية.

البدلات والاستقطاعات: ما يتكون منه الأجر وما يجوز خصمه

يتعامل مسير الرواتب مع ثلاثة مبالغ مختلفة لكل موظف، والخلط بينها مصدر معظم الفروق بين المسير وكشف التأمينات وحساب المكافأة. الأول إجمالي الأجر الذي يُصرف، والثاني أجر الاشتراك الذي تُحسب عليه التأمينات، والثالث الأجر الفعلي الذي تُبنى عليه مكافأة نهاية الخدمة. التفاصيل الكاملة لكل بدل وكل خصم في دليل البدلات والاستقطاعات.

مكونات الأجر وأين يدخل كل منها

تعرّف المادة 2 من نظام العمل الأجر بأنه الأجر الفعلي: الراتب الأساسي مضافاً إليه البدلات والزيادات الأخرى. أما أجر الاشتراك في التأمينات فأضيق، ويقتصر على الأساسي والسكن والعمولات.

القاعدة العملية: لكل عمود في المسير علامتان، هل يدخل في الاشتراك، وهل يدخل في أجر المكافأة. ضع العلامتين في رأس العمود مرة واحدة، فلا يُعاد التفكير فيهما كل شهر.

حدود الخصم في المادتين 92 و93

لا يجوز أن يُقتطع من أجر العامل إلا ما نص عليه النظام. وفي المادتين ثلاث قواعد رقمية تهم المسير الشهري:

سقف الخصم لموظف أجره 8,000 ريال

موظف أجره المستحق هذا الشهر 8,000 ريال، وعليه سلفة من المنشأة وحكم قضائي بدين.

• أقصى قسط للسلفة: 8,000 × 10٪ = 800 ريال.
• أقصى خصم للدين القضائي: 8,000 ÷ 4 = 2,000 ريال.
• سقف مجموع الاستقطاعات: 8,000 ÷ 2 = 4,000 ريال.

لو اتفق الموظف على قسط سلفة قدره 1,200 ريال، فالمسير يخصم 800 فقط، ويُرحَّل الفرق إلى الأشهر التالية بجدول سداد أطول.

التأمينات الاجتماعية: نسب النظامين وأجر الاشتراك

تُحسب اشتراكات التأمينات من أجر الاشتراك لا من إجمالي الراتب، وتتوقف النسبة على جنسية الموظف وعلى تاريخ أول اشتراك له إن كان سعودياً. هذه هي الحالات الثلاث التي يتعامل معها كل مسير، وشرحها الموسع مع إجراءات التسجيل في دليل التأمينات الاجتماعية.

ثلاث فئات في مسير واحد

• السعودي في النظام السابق: من كانت له اشتراكات قبل 3 يوليو 2024. نسبه ثابتة كما توضح صفحة المشتركين في النظام السابق.
• السعودي في النظام الجديد: من بدأ اشتراكه لأول مرة منذ 3 يوليو 2024، ونسبة المعاشات عليه تتصاعد بحسب صفحة النظام الجديد لأصحاب العمل.
• غير السعودي: يشترك في فرع الأخطار المهنية فقط، ويدفعه صاحب العمل كاملاً.

نسبة النظام الجديد بحسب شهر الراتب

القاعدة الرسمية أن نسبة المعاشات في النظام الجديد تستهدف 11٪ على كل طرف، وترتفع نصف نقطة مئوية كل سنة من السنة الثانية حتى الخامسة، وكانت أول زيادة في 1 يوليو 2025. حين نطبق هذه القاعدة على أشهر الرواتب نحصل على الجدول التالي، وهو تطبيقنا الحسابي للقاعدة لا جدول منشور بنصه:

النتيجة العملية أن مسير يوليو من كل سنة حتى 2028 يحتاج تحديثاً لنسب موظفي النظام الجديد فقط، بينما تبقى نسب النظام السابق كما هي. ضع تذكيراً في تقويم الرواتب لشهر يوليو، وراجع في كل مسير عمود "نظام التأمينات" لكل موظف سعودي. وتعرض حاسبة الراتب والتأمينات النسبة المطبقة على أي شهر تختاره.

أجر الاشتراك: السكن العيني والحد الأعلى

أجر الاشتراك هو الأساسي مع بدل السكن النقدي المتفق عليه، وتُعامل العمولات معاملة الأساسي. فإن كانت المنشأة توفر السكن عيناً، يُقدَّر السكن بأجر شهرين أساسيين في السنة. والحد الأعلى لأجر الاشتراك 45,000 ريال شهرياً في النظامين.

موظفان على طرفي القاعدة

سكن عيني. موظف أساسيه 6,000 ريال وتسكنه المنشأة في سكن تستأجره. قيمة السكن لأغراض الاشتراك أجر شهرين في السنة: 6,000 × 2 = 12,000 ريال سنوياً، وتوزيعها على الأشهر يعطي 1,000 ريال شهرياً، فيصبح أجر الاشتراك 7,000 ريال. التوزيع الشهري هنا طريقة حساب، والقاعدة الرسمية سنوية.

الحد الأعلى. مدير سعودي في النظام السابق أساسيه 40,000 ريال وبدل سكنه 10,000. المجموع 50,000، لكن الاشتراك يُحسب على 45,000 فقط. حصته: 45,000 × 9.75٪ = 4,387.50 ريال، وحصة صاحب العمل: 45,000 × 11.75٪ = 5,287.50 ريال.

وتذكر صفحة الأسئلة الشائعة للمشتركين حداً أدنى لأجر الاشتراك قدره 1,500 ريال لفرع المعاشات، و400 ريال لفرع الأخطار المهنية لمن لا يشترك في المعاشات. هذه الصفحة لا تربط الحد الأدنى بالنظام الجديد، فاعتمد على المسجل فعلاً لدى التأمينات لموظفي ذلك النظام.

ساعات العمل والعمل الإضافي في المسير

حدود ساعات العمل هي ما يحدد متى يبدأ الإضافي. تنص المادة 98 على 8 ساعات في اليوم أو 48 ساعة في الأسبوع، وتنخفض في رمضان للعاملين المسلمين إلى 6 ساعات يومياً أو 36 أسبوعياً. وتوجب المادة 101 فترة راحة لا تقل عن نصف ساعة بعد 5 ساعات عمل متصلة. فإذا بقي جدول العامل المسلم في رمضان كجدول بقية السنة، فالساعات التي تتجاوز حد رمضان تدخل في حساب العمل الإضافي.

معادلة الأجر الإضافي

أعادت تعديلات 2025 صياغة المادة 107 دون تغيير قاعدتها: يُدفع للعامل عن ساعة العمل الإضافية أجر الساعة مضافاً إليه 50٪ من أجره الأساسي.

أجر الساعة الإضافية = أجر الساعة الفعلي + (أجر الساعة الأساسي × 50٪)

نأخذ "أجر الساعة" في المعادلة من الأجر الفعلي، وهذه قراءتنا للنص في ضوء تعريف الأجر في المادة 2، بينما يُحسب نصف الأجر الإضافي من الأساسي كما يقول النص صراحة. ولا يحدد النص عدد الساعات التي يُقسم عليها الأجر الشهري لاستخراج أجر الساعة. في أمثلة هذا الدليل نقسم على 240 ساعة (30 يوماً × 8 ساعات)، وهذا افتراض للحساب لا نص نظامي، فإن كانت سياسة منشأتك أو عقودها تحدد أساساً آخر فطبقه بثبات على جميع الموظفين.

ثماني ساعات إضافية

موظف أساسيه 9,600 ريال، ويتقاضى سكناً 2,400 ونقلاً 1,200، فأجره الفعلي 13,200 ريال.

• أجر الساعة الفعلي: 13,200 ÷ 240 = 55 ريالاً.
• نصف أجر الساعة الأساسي: (9,600 ÷ 240) × 50٪ = 40 × 50٪ = 20 ريالاً.
• أجر الساعة الإضافية: 55 + 20 = 75 ريالاً.
• ثماني ساعات معتمدة: 8 × 75 = 600 ريال تُضاف إلى مسير الشهر.

الإضافي يدخل المسير في الشهر الذي اعتُمدت فيه الساعات، ويظهر في عمود مستقل، لأن خلطه بالبدلات يفسد مقارنة الأشهر ويضيع أثره في تحليل التكلفة. وإذا كانت المنشأة توزع مصروف الرواتب على مراكز التكلفة، فالإضافي أول ما يحتاج إلى التوزيع، لأنه يرتبط عادة بمشروع أو فرع بعينه.

الإجازات بعد تعديلات فبراير 2025 وأثرها على المسير

بدأ العمل بتعديلات نظام العمل في 19 فبراير 2025، وشملت بحسب إعلان وكالة الأنباء السعودية تعديل 38 مادة وحذف 7 مواد وإضافة مادتين. وأكثر ما يمس الرواتب منها مواد الإجازات. الجدول التالي يجمع الإجازات التي تظهر في المسير، استناداً إلى نصوص النظام وصفحة الإجازات في نظام العمل لدى الوزارة.

ما الذي تغير في 2025

إجازة الوضع كانت 10 أسابيع وأصبحت 12 أسبوعاً بأجر كامل. وأُعيد تنظيم إجازات المناسبات العائلية في المادة 113، فصارت وفاة الأخ أو الأخت حالة مستقلة بثلاثة أيام، وصارت إجازة المولود ثلاثة أيام تؤخذ خلال أسبوع من الولادة. أي سياسة داخلية مكتوبة قبل فبراير 2025 تحتاج مراجعة على هذه الأرقام.

الإجازة السنوية تُدفع قبل أن تبدأ

تنص المادة 109 على دفع أجر الإجازة السنوية مقدماً. فإذا بدأت إجازة موظف في منتصف الشهر، فالمسير يحتاج دفعة مسبقة قبل موعد الرواتب المعتاد، وتظهر في الحسابات سلفةً على الرواتب أو دفعة من رواتب الشهر تُسوى عند إعداد المسير. اطلب الإجازات عبر نموذج إجازة سنوية قبل موعدها بوقت كافٍ حتى لا تفاجئ الصرف.

حساب الإجازة المرضية بثلاثة أرباع الأجر

عشرة أيام في الشريحة الثانية

موظف أجره 9,000 ريال، استنفد هذه السنة أول 30 يوماً من الإجازة المرضية، وحصل في أكتوبر على 10 أيام إضافية بتقرير معتمد، فتقع في شريحة ثلاثة أرباع الأجر.

• أجر اليوم بقسمة الشهر على 30 يوماً (افتراض للحساب): 9,000 ÷ 30 = 300 ريال.
• ما ينقص عن كل يوم: 300 × 25٪ = 75 ريالاً.
• النقص عن عشرة أيام: 10 × 75 = 750 ريالاً.
• أجر أكتوبر: 9,000 − 750 = 8,250 ريالاً.

يحتاج هذا الحساب سجلاً تراكمياً لكل موظف يبين أيام المرض المستخدمة خلال السنة في كل شريحة. بدونه لا يعرف معد المسير متى ينتقل الموظف من الأجر الكامل إلى ثلاثة الأرباع، ثم إلى الإجازة دون أجر.

عقد العمل في نظام العمل السعودي: التجربة والإشعار والتوثيق

العقد هو المصدر الذي يُنقل منه كل رقم في المسير: الأساسي، والبدلات، وفترة التجربة، ومدة الإشعار. فإذا كان العقد غامضاً، انتقل الغموض إلى الرواتب. وشرح العقد بأنواعه في دليل عقد العمل في نظام العمل السعودي.

قواعد الكتابة والتوثيق

• يُكتب العقد من نسختين، ويبقى صحيحاً ولو لم يُكتب (المادة 51).
• عقد غير السعودي مكتوب ومحدد المدة (المادة 37).
• تضع الوزارة نموذجاً موحداً لكل نوع من العقود (المادة 52).
• العقد محدد المدة إذا استمر الطرفان في تنفيذه بعد انتهائه يصبح غير محدد المدة (المادة 55).
• تُوثق عقود العمل على منصة قوى بحسب إعلان الوزارة عن توثيق العقود.

المادة 55 تحديداً لها أثر مالي مباشر: عقد انتهى ولم يُجدد واستمر الموظف في العمل يتحول إلى غير محدد المدة، فتتغير معه مدة الإشعار المطبقة. لذلك يحسن أن يتضمن تقويم الرواتب قائمة بالعقود التي تنتهي خلال 90 يوماً. ولصياغة البنود المالية بوضوح، ابدأ من نموذج عقد عمل سعودي.

التجربة والإشعار بعد 2025

اختلاف مدتي الإشعار بين الطرفين له أثر مباشر في المسير: إذا أنهت المنشأة عقداً غير محدد المدة، يبقى الموظف في المسير 60 يوماً على الأقل من تاريخ الإشعار المكتوب، أما في الاستقالة فتكفي 30 يوماً. خطط لذلك في الموازنة عند أي إعادة هيكلة، وأضف إليها ما يُستحق من مكافأة عند انتهاء العلاقة.

نظام حماية الأجور: رفع ملف الشهر على مدد

برنامج حماية الأجور من وزارة الموارد البشرية يراقب صرف أجور العاملين في القطاع الخاص، وتُرفع ملفات الأجور عبر منصة مدد. وقد شملت المرحلة السابعة عشرة والأخيرة في ديسمبر 2020 المنشآت التي لديها من عامل إلى أربعة عمال، فأصبحت المنشآت كلها مشمولة مهما صغرت. شرح البرنامج وأخطاء الملفات الشائعة في دليل نظام حماية الأجور، ومعنى المصطلح في حماية الأجور.

مهلة الثلاثين يوماً

أعلنت الوزارة تقليص مدة رفع ملفات حماية الأجور من 60 يوماً إلى 30 يوماً ابتداءً من 1 مارس 2025. أثر ذلك على التقويم الداخلي واضح: لم يعد ممكناً تأجيل رفع ملف شهر حتى يُجمع مع الشهر الذي بعده. اجعل الرفع خطوة في اليوم نفسه الذي يُصرف فيه الراتب، ما دامت أرقام الصرف بين يديك.

ما يجب أن يتطابق

ملف الأجور جزء من المطابقة لا ملف منفصل عنها. ثلاثة أرقام لكل موظف يجب أن تتفق كل شهر:

إذا تأخر صرف راتب موظف لسبب ما، فوثّق السبب في ملف الشهر. التأخير غير الموثق هو أول ما يُسأل عنه، والتوثيق المعاصر أسهل كثيراً من إعادة بناء القصة بعد أشهر. وتصف خدمة رفع ملف حماية الأجور على موقع الوزارة إجراءات الرفع.

مكافأة نهاية الخدمة: من مبلغ في آخر الخدمة إلى مخصص كل شهر

المكافأة تُدفع مرة واحدة عند انتهاء العلاقة، لكنها تُستحق شهراً بعد شهر طوال الخدمة. والمنشأة التي لا تقيدها إلا يوم الصرف تفاجأ بمبلغ كبير في شهر واحد، وتظهر قوائمها المالية أرباحاً أعلى من حقيقتها في السنوات السابقة. لذلك تُعامل المكافأة في المحاسبة التزاماً يتراكم، ويُسجل له مخصص شهري. والمعايير الدولية تعامل المكافأة خطة منافع محددة تُقاس عادةً بتقييم اكتواري، ويتيح معيار المنشآت الصغيرة والمتوسطة تبسيطات في القياس حين يكون التقييم الاكتواري عبئاً غير مبرر. الطريقة الشهرية المبسطة أدناه هي ما تطبقه منشآت صغيرة كثيرة، فاتفق مع محاسبك على الطريقة المناسبة لقوائمك. أحكام الاستحقاق وحالاته في دليل مكافأة نهاية الخدمة، وحساب حالة فردية في حاسبة نهاية الخدمة.

القواعد التي يُبنى عليها المخصص

• المادة 84: نصف أجر شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة بعدها، وأجزاء السنة بنسبتها، والأساس الأجر الأخير.
• المادة 2: الأجر هو الأجر الفعلي، أي الأساسي مع البدلات، فالأساس هو الأجر الفعلي الأخير كما يعرفه النظام.
• المادة 85: في الاستقالة تُستحق نسبة من المكافأة بحسب مدة الخدمة.
• المادة 88: مهلة الصرف أسبوع إذا أنهى صاحب العمل العلاقة، وأسبوعان إذا أنهاها العامل.

ولم تعدّل تعديلات 2025 المواد من 84 إلى 88.

المخصص الشهري بالأرقام

لأن سبب انتهاء العلاقة غير معروف مسبقاً، فالأسلوب المحافظ أن يُقاس الالتزام على المكافأة الكاملة في المادة 84، ثم يُعالج الفرق عند الصرف إذا كانت النهاية استقالة تستحق نسبة أقل. وفي كل شهر يزيد الالتزام بمقدار ما يُضيفه شهر خدمة جديد:

زيادة الراتب تعيد تقييم الرصيد كله

موظف أتم 4 سنوات بأجر فعلي 10,000 ريال، فرصيد مكافأته: 4 × 5,000 = 20,000 ريال. حصل على زيادة إلى 11,000 ريال.

• الرصيد بالأجر الجديد: 4 × 5,500 = 22,000 ريال.
• فرق إعادة التقييم: 22,000 − 20,000 = 2,000 ريال، يُقيد في شهر الزيادة.
• ثم يزيد المخصص شهرياً: 11,000 × ½ ÷ 12 = 458.33 ريالاً حتى يتم الخمس سنوات.

السبب أن المادة 84 تجعل الأجر الأخير أساساً لكل سنوات الخدمة، لا للسنوات التالية للزيادة فقط.

قيد المخصص الشهري بسيط: من حـ/ مصروف مكافأة نهاية الخدمة، إلى حـ/ مخصص مكافأة نهاية الخدمة. وعند الصرف يُقفل رصيد الموظف في المخصص مقابل البنك، وأي فرق بين الرصيد والمدفوع يعود إلى المصروف. ولتسليم الموظف كشفاً مكتوباً بالمبلغ عند المغادرة، استخدم نموذج مكافأة نهاية الخدمة.

نطاقات: كيف يُحتسب الموظف السعودي بحسب أجره

تؤثر الرواتب في نسبة التوطين من باب واحد يهم معد المسير. بحسب إعلان الوزارة عن احتساب الأجر في نطاقات، يُحتسب الموظف السعودي الذي لا يقل أجره الشهري عن 4,000 ريال عاملاً واحداً، ويُحتسب من أجره من 3,000 إلى أقل من 4,000 ريال نصف عامل.

هذه قاعدة عد في برنامج نطاقات، وليست حداً أدنى للأجور. أهميتها للرواتب أن أي تعديل على أجر موظف سعودي قريب من 4,000 ريال قد يغير عدّه في النسبة، فراجع أثره قبل اعتماد العقد أو الزيادة.

مثال محلول: مسير أكتوبر 2026 لثلاثة موظفين بقيوده

نطبق الآن كل ما سبق على منشأة صغيرة لديها ثلاثة موظفين، وشهر الراتب أكتوبر 2026:

• الموظف أ: سعودي في نظام التأمينات السابق، خدمته 7 سنوات، أساسيه 9,600 وسكنه 2,400 ونقله 1,200، وله 8 ساعات إضافية معتمدة، وعليه قسط سلفة من المنشأة 1,000 ريال.
• الموظفة ب: سعودية بدأ اشتراكها لأول مرة منذ 3 يوليو 2024، فهي في النظام الجديد بنسبة 10٪ لهذا الشهر، خدمتها سنتان، أساسيها 6,000 وسكنها 1,500 ونقلها 500.
• الموظف ج: غير سعودي، خدمته 3 سنوات، أساسيه 5,000 وسكنه النقدي 1,250 ونقله 350.

الخطوة الأولى: المسير

تفاصيل الأرقام:

• إضافي الموظف أ: 8 ساعات × 75 ريالاً = 600، كما في مثال العمل الإضافي أعلاه.
• حصة الموظف أ: 12,000 × 9.75٪ = 1,170. حصة الموظفة ب: 7,500 × 10.75٪ = 806.25. والموظف ج بلا حصة.
• قسط سلفة الموظف أ 1,000 أقل من 10٪ من أجره، ومجموع استقطاعاته 2,170 أقل من نصف المستحق.

الخطوة الثانية: حصة صاحب العمل

فاتورة التأمينات للشهر إذن: 1,976.25 حصة الموظفين + 2,491.25 حصة صاحب العمل = 4,467.50 ريالاً. والتكلفة الشهرية على المنشأة قبل المكافأة: 28,400 + 2,491.25 = 30,891.25 ريالاً.

الخطوة الثالثة: مخصص نهاية الخدمة للشهر

نأخذ في المثال أجر الموظف أ الفعلي الثابت 13,200 أساساً للمكافأة دون إضافي هذا الشهر. ورصيد مكافأته المتراكم بعد 7 سنوات: 5 × 6,600 + 2 × 13,200 = 59,400 ريال، يزيد هذا الشهر 1,100.

الخطوة الرابعة: القيود

القيود التالية على أساس الاستحقاق، فيُسجل المصروف في أكتوبر ولو تأخر سداد التأمينات إلى الشهر التالي. وكل قيد منها قيد محاسبي متوازن يُرحَّل إلى الأستاذ.

التحقق: مجموع المدين في القيد الأول 28,400 يساوي مجموع الدائن 1,976.25 + 1,000 + 25,423.75. وبعد القيدين الرابع والخامس يصبح رصيد الرواتب المستحقة صفراً، ورصيد التأمينات المستحقة صفراً (1,976.25 + 2,491.25 − 4,467.50)، وهذا ما تفحصه المحطة العاشرة. والرصيدان يظهران في الميزانية ضمن الالتزامات المتداولة إن لم يُسددا قبل نهاية الشهر، والرواتب المستحقة منهما من نوع المصروفات المستحقة.

لماذا تُسجل سلفة الموظف أ دائنة؟ لأن المنشأة سجلتها عند منحها مدينة في حساب سلف الموظفين، والقسط المخصوم يُخفض ذلك الرصيد. ولو قُيد القسط إيراداً لتضخم الربح وبقي رصيد السلفة كما هو. ولتعلم منطق الطرفين في كل قيد، راجع دليل القيود اليومية.

المنضمون والمغادرون والإجازة المدفوعة مقدماً: ثلاث حالات محلولة

المسير المنتظم لا يختبر إجراءاتك. الذي يختبرها الشهر الذي يلتحق فيه موظف في منتصفه، أو يبدأ فيه آخر إجازته السنوية، أو يغادر فيه ثالث. نكمل هنا على موظفي المثال نفسه.

الحالة الأولى: أجر الإجازة السنوية قبل بدايتها

تبدأ الموظفة ب إجازة سنوية مدتها 21 يوماً في 10 نوفمبر 2026، وكلها داخل نوفمبر. ولأن المادة 109 توجب دفع أجر الإجازة مقدماً، تُصرف لها دفعة في 9 نوفمبر قبل موعد الرواتب المعتاد.

دفعة الإجازة ثم تسويتها في مسير نوفمبر

• أجر الإجازة بقسمة الأجر الفعلي على 30 يوماً (افتراض للحساب): 8,000 × 21 ÷ 30 = 5,600 ريال.
• قيد الدفعة في 9 نوفمبر: من حـ/ سلف رواتب الموظفين 5,600، إلى حـ/ البنك 5,600.
• في مسير نوفمبر يبقى إجماليها 8,000 وحصتها في التأمينات 806.25، وتُطرح الدفعة المصروفة: 8,000 − 806.25 − 5,600 = 1,593.75 ريالاً تُحوّل يوم الرواتب.
• قيد الاستحقاق: من حـ/ مصروفات الرواتب 8,000، إلى حـ/ التأمينات الاجتماعية المستحقة 806.25، وإلى حـ/ سلف رواتب الموظفين 5,600، وإلى حـ/ الرواتب المستحقة 1,593.75.

الدفعة هنا جزء من أجر الشهر نفسه صُرف قبل موعده، وليست قرضاً من المنشأة، فلا تدخل في سقف 10٪ الخاص بأقساط القروض. لكن سجلها في عمود مستقل باسمها حتى لا يظن من يراجع المسير أنها خصم من الأجر.

الحالة الثانية: موظف يلتحق في منتصف الشهر

موظف سعودي جديد يلتحق في 16 أكتوبر 2026 بأجر فعلي 7,000 ريال: أساسي 5,000، وسكن 1,250، ونقل 750. أيامه في أكتوبر 16 يوماً من 31.

• إذا قسمت المنشأة على أيام الشهر الفعلية: 7,000 × 16 ÷ 31 = 3,612.90 ريالاً.
• وإذا كانت سياستها القسمة على 30 يوماً دائماً: 7,000 × 16 ÷ 30 = 3,733.33 ريالاً.

الفرق 120.43 ريالاً، ولا نص في المصادر التي اعتمدناها يحسم أحد الأساسين، فاختر واحداً واكتبه في سياسة الرواتب وطبقه على الجميع. وراجع اشتراك الشهر الأول كما يظهر لدى التأمينات بعد تسجيل الموظف، ولا تفترضه.

الحالة الثالثة: استقالة بعد ثلاث سنوات

يقدم الموظف ج استقالته، وتنتهي خدمته بعد إشعار 30 يوماً وقد أتم ثلاث سنوات تماماً بأجر فعلي أخير 6,600 ريال. المكافأة الكاملة بالمادة 84: 3 × 6,600 × ½ = 9,900 ريال، وهو رصيده في المخصص. لكن المادة 85 تعطي المستقيل بعد سنتين وقبل خمس ثلث المكافأة فقط: 9,900 ÷ 3 = 3,300 ريال، تُدفع خلال أسبوعين على الأكثر وفق المادة 88.

قيد التسوية: من حـ/ مخصص مكافأة نهاية الخدمة 9,900، إلى حـ/ البنك 3,300، وإلى حـ/ مصروف مكافأة نهاية الخدمة 6,600. الجزء الذي لم يُستحق يعود إلى المصروف فيخفضه، وهذا هو الفرق الذي ذكرناه عند شرح الأسلوب المحافظ في المخصص. وإذا كانت الحالة من حالات المادة 87، كالقوة القاهرة، فالمكافأة كاملة ولا فرق يُرد.

سجلات الرواتب: ما يُحفظ لكل شهر ولكل موظف

ملف الشهر المكتمل هو ما تعود إليه حين يسأل موظف عن فرق في راتبه، أو حين تطابق حساب التأمينات المستحقة بعد أشهر، أو حين يُطلب منك إثبات صرف أجر بعينه. وهو ملفان في الحقيقة: ملف للشهر يجمع ما يخص الموظفين كلهم، وملف لكل موظف يتراكم طوال خدمته.

احفظ الملفين إلكترونياً بتسمية ثابتة، مثل السنة ثم الشهر ثم نوع المستند، حتى يصل إليها غير من أعدها. ومدة الحفظ تحددها سياسة المنشأة بعد استشارة محاسبها، والأسلم ألا يُتلف ملف موظف قبل تسوية آخر مستحقاته بوقت كافٍ.

قائمة تدقيق قبل اعتماد مسير الشهر

قبل أن يوقع المعتمد على المسير، تمر هذه البنود واحداً واحداً. كل بند يقابل خطأ يتكرر في المنشآت الصغيرة:

• عدد الموظفين في المسير يساوي عددهم في الشهر السابق، مضافاً إليه المنضمون ومطروحاً منه المغادرون.
• كل فرق عن مسير الشهر السابق في أي عمود له سبب مكتوب في قائمة التغييرات.
• نظام التأمينات محدد لكل سعودي، ونسبة النظام الجديد محدّثة إن كان الشهر يوليو أو بعده.
• أجر الاشتراك في المسير مطابق للمسجل لدى التأمينات.
• الإضافي مدعوم بموافقة مكتوبة على الساعات.
• الاستقطاعات كلها في حدود 10٪ للسلفة وربع الأجر للدين القضائي ونصف الأجر للمجموع.
• الإجازات السنوية التي تبدأ خلال الشهر صُرف أجرها مقدماً أو جُدول صرفه.
• أيام المرض المتراكمة لكل موظف معروفة، والشريحة المطبقة صحيحة.
• العقود المنتهية خلال 90 يوماً مدرجة في قائمة متابعة.
• ملف الأجور جاهز للرفع على مدد بأرقام المسير المعتمد نفسها.

ولمن يحتاج كشفاً فردياً يسلمه لكل موظف يبين تفاصيل راتبه، فاستخدم نموذج كشف رواتب. وإذا طلب موظف إثباتاً لراتبه لجهة خارجية، فـنموذج خطاب تعريف بالراتب يؤدي الغرض بصيغة رسمية.

أين تقع الرواتب من بقية حسابات المنشأة

الرواتب في كثير من المنشآت الصغيرة من أكبر المصروفات التشغيلية المتكررة، ولهذا تؤثر جودة إدارتها في كل ما بعدها. القيود الخمسة الشهرية تغذي ميزان المراجعة، ورصيد مخصص نهاية الخدمة يظهر في الميزانية التزاماً غير متداول في الغالب، والتكلفة الكاملة للموظف (الإجمالي مع حصة التأمينات ومخصص المكافأة) هي الرقم الذي يُبنى عليه قرار التوظيف والتسعير.

في المثال السابق، تكلفة الموظفين الثلاثة في الشهر ليست 28,400 ريال كما يوحي المسير، بل 28,400 + 2,491.25 + 1,708.33 = 32,599.58 ريالاً. الفرق نحو 15٪ فوق الإجمالي، ويختلف من منشأة إلى أخرى بحسب نسبة السعوديين ونظام تأميناتهم ومدد خدمتهم. هذا الرقم هو ما ينبغي أن يدخل في الموازنة الشهرية لا رقم الإجمالي وحده.

ولمن يرتب حسابات منشأته من البداية، يشرح دليل المحاسبة للشركات الصغيرة أين تقع حسابات الرواتب في دليل الحسابات، وكيف تُقرأ مع بقية المصروفات في ميزان المراجعة آخر الشهر.