خطاب تعريف بالراتب: صيغة جاهزة لمن يهمه الأمر أو للبنك

من يحدد صيغة الخطاب؟

الجهة التي ستستلمه، لا النظام. لم نجد في نظام العمل مادة تنظم خطاب التعريف بالراتب أو تلزم بإصداره، ولذلك تتفاوت متطلباته:

• جهة تقبل خطاباً "إلى من يهمه الأمر"، وأخرى تشترط اسمها في رأس الخطاب.
• جهة تكتفي بالإجمالي، وأخرى تطلب تفصيل البدلات أو الصافي.
• بعضها يحدد مدة لا يُقبل بعدها الخطاب من تاريخ إصداره.

فاسأل الموظف عن متطلبات الجهة قبل الطباعة، ثم عدّل خانة "موجه إلى" ونص الخطاب في المولّد.

أرقام الخطاب تأتي من كشف الأجور

تلزم اللائحة التنفيذية لنظام العمل صاحب العمل بالاحتفاظ بكشف لأجور العمال يبين مبالغ الأجور وتواريخ قبضها والاستقطاعات بأسبابها وتواريخها. هذا الكشف هو مصدر الأرقام، لا ذاكرة مدير الموارد البشرية. مثال المولّد مأخوذ من مسير شهر سبتمبر لمهندس مدني:

البدلات الثابتة وحدها تدخل الخطاب. أما العمل الإضافي والمكافآت المتغيرة فتختلف من شهر لآخر، وإدراجها يرفع الرقم عن الواقع. اجمع المكونات من نموذج مسير الرواتب نفسه الذي يُرفع منه ملف حماية الأجور، فيتطابق الرقمان.

شهادة الأجور: بديل رسمي يصدره الموظف بنفسه

توفر التأمينات الاجتماعية خدمة إصدار الشهادات، ومنها "شهادة الأجور": شهادة إلكترونية مفصلة بمدد الاشتراك والأجور المسجلة، للمشترك السعودي وغير السعودي. يطلبها المشترك نفسه عبر البوابة أو الزيارة الافتراضية أو التطبيق، وتصدر فوراً ومجاناً.

ميزتها أنها لا تمر بالمنشأة، وحدّها أنها تعرض الأجر المسجل في التأمينات، وقد لا يشمل كل البدلات المذكورة في الخطاب. لفهم ما يدخل أجر الاشتراك راجع دليل التأمينات الاجتماعية.

شهادة الخدمة شيء آخر

يخلط بعض الموظفين بين الطلبين، والفرق واضح:

وإذا تضمنت شهادة الخدمة ما قد يسيء إلى سمعة العامل أو يقلل فرص عمله، وجب أن تذكر أسبابه. وتصدر عادة مع إجراءات المغادرة الموضحة في نموذج إخلاء الطرف.