قوالب إكسل للمحاسبة: أيها تنزل وكيف تتحقق من صيغها

التمييز بين النوعين يحدد ما تنزله وما تبنيه. قالب المستند ثابت الشكل، فلا خسارة في تنزيله جاهزاً. أما قالب الدفاتر فمنطقه أهم من شكله، وطريقة بنائه بالصيغ في دليل المحاسبة بالإكسل. هذه الصفحة تجيب عن سؤال واحد: أي القوالب تستحق التنزيل، وكيف تتأكد أن صيغها لا تخدعك.

ما المتاح للتنزيل الآن

كل قالب أدناه له صفحة تشرح حقوله، وملف إكسل على المسار /downloads/ باسم الصفحة نفسه:

قوالب الدفاتر نفسها، مثل نموذج دفتر اليومية ونموذج ميزان المراجعة، تُنشر في صفحات مستقلة في قسم النماذج، ولا نذكر لها هنا ملفاً للتنزيل.

خمسة فحوص قبل أول استخدام

القالب الذي تنزله من أي مصدر، ومنها هذا الموقع، يستحق خمس دقائق من الفحص قبل أن تصدر منه أول مستند:

في قوالب الفواتير على هذا الموقع مثلاً، عمود الضريبة يضرب صافي السطر في نسبة السطر نفسه بصيغة من نوع =IF(F20="","",F20*E20/100). هذا يسمح بنسبة صفر على سطر ونسبة 15% على سطر آخر في فاتورة واحدة، كما في قالب الصيدلية. والشرط IF يترك السطر الفارغ فارغاً بدل أن يظهر فيه صفر.

مثال: فرق التقريب بين الأسطر والإجمالي

الصيغة السابقة لا تقرب ضريبة السطر، فتعرض الخلية رقماً بمنزلتين بينما تحتفظ في داخلها بثلاث منازل أو أكثر. النتيجة قد تفاجئ عميلاً يجمع الأسطر بنفسه.

فاتورة من أربعة أسطر بنسبة 15%

السطر	الصافي	الضريبة الدقيقة	المعروضة في الخلية
1	12.30	1.845	1.85
2	17.10	2.565	2.57
3	23.70	3.555	3.56
4	47.10	7.065	7.07
المجموع	100.20	15.03	?

• مجموع الضريبة كما تحسبه SUM من القيم الدقيقة: 15.03 ريالاً، وهو ما يظهر في خانة الإجمالي.
• مجموع ما يراه العميل في الأسطر: 1.85 + 2.57 + 3.56 + 7.07 = 15.05 ريالاً.
• الفرق 0.02 ريال بين ما تعرضه الفاتورة سطراً سطراً وما تعرضه في إجماليها.

لا نذكر هنا قاعدة نظامية تفرض التقريب على مستوى السطر أو الإجمالي، والمهم أن تكون الفاتورة متسقة مع نفسها. إذا أردت أن يطابق الإجمالي مجموع الأسطر، لف الصيغة بالدالة ROUND:

=IF(F20="","",ROUND(F20*E20/100,2))

بعد هذا التعديل يصبح مجموع الضريبة 15.05 في الأسطر والإجمالي معاً. اسحب الصيغة على كل أسطر الجدول، ولا تعدل سطراً واحداً فقط. وللتحقق من حساب الضريبة على أي مبلغ منفرد استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

كيّف القالب مرة واحدة لا مع كل مستند

أكثر ما يفسد القوالب أن يُعدل الملف نفسه في كل مرة، فتتراكم بيانات العميل السابق في خلية لم تُمسح. كيّفه مرة واحدة بهذا الترتيب:

1. اكتب اسم منشأتك وعنوانها والرقم الضريبي في خلاياها، ثم احمِ هذه الخلايا من «مراجعة» ثم «حماية الورقة».
2. اترك خلايا العميل والأسطر والتاريخ وحدها غير مقفلة.
3. احفظ الملف بصيغة قالب إكسل، فيفتح كل استخدام نسخة جديدة ويبقى الأصل نظيفاً.
4. سمِّ كل نسخة تصدرها برقم المستند وتاريخه، واحفظها في مجلد السنة.

بهذا يصبح الخطأ الوحيد الممكن في خلايا الإدخال، وهي ما تراجعه قبل الطباعة.

اربط القالب بدفاترك

المستند الذي يخرج من القالب نصف العمل. النصف الآخر قيده في اليومية، وإلا بقيت المستندات في مجلد والدفاتر في مكان آخر:

اكتب رقم المستند في عمود مستقل باليومية، ثم ابحث عن التكرار بالدالة COUNTIF: الصيغة =COUNTIF(H:H,H2)>1 تعيد TRUE إذا سُجل المستند نفسه مرتين. وخصص لكل نوع مستند بادئة ثابتة في الترقيم، حتى لا يتشابه رقم فاتورة مع رقم سند.

حيث يتوقف القالب

قالب الفاتورة يرتب الحقول التي يطلبها الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية، لكنه يبقى ملفاً على جهازك. الفوترة الإلكترونية بدأت مرحلتها الأولى في 4 ديسمبر 2021 بحسب صفحة الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة، وفي المرحلة الثانية يحمل رمز الاستجابة السريعة الوسوم من 6 إلى 9، وهي تجزئة الفاتورة وتوقيعها الرقمي والمفتاح العام، وفي المبسطة توقيع الهيئة على مفتاح الختم التشفيري، بحسب معايير الخصائص الأمنية. لا صيغة في الإكسل تنتج هذه الوسوم.

لهذا تبقى قوالب الفواتير مفيدة للتدريب، ولفهم الحقول، وللمنشآت خارج نطاق الإلزام. أما المنشأة المسجلة فتصدر فاتورتها من برنامج فوترة متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية يُصدر الفاتورة الضريبية بختمها أو من أي حل يستوفي المتطلبات، ثم تستخدم الإكسل للتحليل بعد الفاتورة لا لإصدارها. وما لا يستطيعه الإكسل غير ذلك مفصل في حدود الإكسل في المحاسبة.

المصادر

• الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• نظرة عامة على الفوترة الإلكترونية.
• معايير تنفيذ الخصائص الأمنية للفاتورة الإلكترونية.