المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية: ما الذي يتغير في يوم عملك

الفرق في سطر واحد

في المرحلة الأولى كانت الفاتورة شأناً بينك وبين عميلك ونظامك. في المرحلة الثانية صار للهيئة نسخة من كل فاتورة تصدرها، تصلها إما قبل العميل أو بعده بساعات. هذا التحول هو ما يشرحه دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية في صورته العامة، وهنا نتابع أثره داخل المنشأة.

ما يضيفه الربط إلى كل فاتورة

لا يضيف الموظف شيئاً بيده في المرحلة الثانية. النظام هو الذي يضع على كل فاتورة عناصر تقنية تثبت مصدرها وسلامتها:

مصدر هذه التعريفات الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية ومعيار الخصائص الأمنية. وشرح كل وسم على حدة في دليل رمز QR في الفاتورة الإلكترونية.

يوم عمل في منشأة مرتبطة

القواعد تتضح حين نتابع مستندات يوم واحد. هذه منشأة توزيع أغذية تبيع للمطاعم بالجملة، ولها صالة بيع صغيرة للأفراد.

خمسة مستندات في يوم واحد ومسار كل منها

الوقت	المستند	العميل	المبلغ قبل الضريبة	المسار
8:30	فاتورة ضريبية	مطعم مسجل	12,000	اعتماد قبل التسليم
10:15	فاتورة مبسطة	فرد	260	تسلم فوراً، إبلاغ خلال 24 ساعة
11:00	فاتورة مبسطة	مكتب مسجل، توريد دون 1,000 ريال	700	تسلم فوراً، إبلاغ خلال 24 ساعة
13:40	إشعار دائن على فاتورة 8:30	المطعم نفسه	(1,500)	اعتماد، لأن الأصل معتمد
17:20	إشعار دائن على مبسطة سابقة	فرد	(60)	إبلاغ، لأن الأصل مبلغ عنه

ضريبة المخرجات لهذا اليوم:

• الفاتورة الضريبية: 12,000 × 15٪ = 1,800 ريال.
• المبسطتان: (260 + 700) × 15٪ = 960 × 15٪ = 144 ريالاً.
• الإشعاران: (1,500 + 60) × 15٪ = 1,560 × 15٪ = 234 ريالاً تنقص.
• الصافي: 1,800 + 144 − 234 = 1,710 ريال.

آخر مستند يجب أن يبلغ عنه هو إشعار الساعة 17:20، ومهلته تنتهي 17:20 من اليوم التالي. أما مبسطة الساعة 10:15 فمهلتها تنتهي قبله بسبع ساعات وخمس دقائق.

لاحظ أن المستند الواحد لا يحدد مساره بنفسه. نوع العميل وقيمة التوريد يحددان نوع الفاتورة، ونوع الفاتورة الأصلية يحدد مسار الإشعار.

قاعدتان لفريقين

المرحلة الثانية تغير عادات فريقين أكثر من غيرهما.

فريق المبيعات

مندوب المبيعات اعتاد أن يرسل الفاتورة للعميل فور كتابتها. الآن لا يرسلها قبل أن تعود من المنصة معتمدة. وإذا رفضت، فالرفض يعني أن البيانات فيها خطأ يجب تصحيحه، غالباً في الرقم الضريبي للعميل أو عنوانه. تحديث بطاقات العملاء قبل الموعد يوفر على المندوب هذا الإحراج.

الكاشير وصالة البيع

الكاشير لا ينتظر شيئاً، فالمبسطة تسلم فوراً. لكن عليه أن يعرف متى لا تجوز المبسطة: إذا كان المشتري منشأة والتوريد 1,000 ريال أو أكثر، فالمطلوب فاتورة ضريبية باسمها، تمر بالاعتماد. وشرح هذه الحدود بأمثلة في دليل الفاتورة الضريبية المبسطة.

الأفضل ألا يعتمد الفريقان على الذاكرة، وأن يعملا على برنامج محاسبة متوافق مع المرحلة الثانية يرسل الفواتير الضريبية للاعتماد ويبلغ عن المبسطة، فيذهب كل مستند إلى مساره الصحيح بحسب نوعه.

الدفعة المقدمة لا تكفيها ورقة استلام

كثير من المنشآت كانت تكتفي بسند قبض حين يدفع العميل مقدماً، ثم تصدر الفاتورة عند التسليم. في المرحلة الثانية يوضح سؤال الهيئة عن الدفعة المقدمة أن استلام دفعة مقدمة يستلزم إصدار فاتورة ضريبية إلكترونية، لا سند قبض فقط. والفاتورة عن دفعة من منشأة تمر بالاعتماد مثل أي فاتورة ضريبية.

دفعة مقدمة لعقد تجهيز مطبخ مطعم

اتفقت شركة تجهيزات مع مطعم على عقد قيمته 80,000 ريال قبل الضريبة، ودفع المطعم مقدماً 30,000 ريال قبل الضريبة.

• ضريبة الدفعة: 30,000 × 15٪ = 4,500 ريال، والمبلغ المستلم 34,500 ريال.
• تصدر فاتورة ضريبية إلكترونية بالدفعة وتعتمد قبل مشاركتها مع المطعم.
• عند التسليم يبقى من العقد 80,000 − 30,000 = 50,000 ريال، وضريبته 7,500 ريال.
• إجمالي ضريبة العقد: 4,500 + 7,500 = 12,000 ريال، وهي تساوي 80,000 × 15٪.

سند القبض يبقى مفيداً لإثبات التحصيل داخلياً، لكنه لا يحل محل الفاتورة. والفرق بين المستندين في الفرق بين الفاتورة والإيصال.

الإشعارات في المرحلة الثانية

التصحيح بعد إصدار الفاتورة لا يكون بتعديلها، بل بإشعار دائن ينقص المقابل أو إشعار مدين يزيده، يشير إلى الرقم التسلسلي للفاتورة الأصلية ويتبع مسارها. ويصدر خلال 15 يوماً بعد نهاية الشهر الذي وقع فيه سبب التعديل. وإذا أردت رؤية حقول الإشعار قبل أن يصدره نظامك، فراجع نموذج إشعار دائن.

الدخول إلى المرحلة: من الإشعار إلى شهادة الإنتاج

تبلغ الهيئة كل موجة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل. بعد ذلك يمر الربط بخطوات حددها الدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية: رمز تحقق من بوابة فاتورة، ثم طلب شهادة امتثال، ثم فحوص الامتثال، ثم شهادة الإنتاج. الشرح التفصيلي بجدول زمني في دليل ربط نظام المحاسبة بمنصة فاتورة.

وعند اختيار الحل، تذكر أن قائمة مزودي الحلول التي تنشرها الهيئة إرشادية. الإدراج فيها يعني استيفاء معاييرها، ولا يعني أن الهيئة اعتمدت البرنامج.

ما لا تغيره المرحلة الثانية

من المفيد أن تعرف أيضاً ما يبقى كما هو، حتى لا تبحث عن تغيير غير موجود:

• نسبة الضريبة 15٪ وطريقة حسابها.
• البيانات الواجبة في الفاتورة الضريبية والمبسطة.
• موعد إصدار الفاتورة الضريبية بحسب أحكام ضريبة القيمة المضافة.
• الإقرار الضريبي ومواعيده، فالمنصة لا تقدمه نيابة عنك.
• اشتراط العربية في الفاتورة، مع جواز لغة ثانية بجانبها.