ربط نظام المحاسبة بمنصة فاتورة: الخطوات من رمز التحقق إلى التشغيل

قبل أن تفتح بوابة فاتورة

الخطوات الأربع قصيرة، لكن ما يسبقها هو ما يحدد نجاحها. المنشأة التي تدخل البوابة قبل أن تجهز نظامها وبياناتها تنشئ رمز تحقق ينتهي دون استخدام. جهز هذه البنود أولاً:

ولمراجعة الأرقام الضريبية لعملائك قبل الربط، اتبع خطوات كيف تتحقق من الرقم الضريبي، وأولها التأكد من أن كل رقم من 15 خانة. والصورة الأوسع لموقع الربط من مرحلتي الفوترة والموجات في دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية.

الخطوات الأربع بالتفصيل

المصدر الرسمي لهذه الخطوات الدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية الذي نشرته الهيئة.

1. رمز التحقق من بوابة فاتورة

يدخل صاحب الصلاحية في المنشأة إلى بوابة منصة فاتورة وينشئ رمز تحقق لمرة واحدة. صلاحية الرمز ساعة واحدة فقط. لهذا يتفق مع المزود على موعد محدد، فينشئ الرمز ويسلمه فوراً ليدخله المزود في النظام.

2. طلب توقيع الشهادة وشهادة الامتثال

بالرمز ترسل وحدة حل الفوترة الإلكترونية طلب توقيع شهادة إلى الهيئة. والنتيجة شهادة امتثال، وهي الشهادة التي تسمح للوحدة بدخول مرحلة الاختبار، لا بإصدار الفواتير الفعلية بعد.

3. فحوص الامتثال

في هذه الخطوة يرسل الحل مستندات اختبارية تتحقق منها المنصة قبل السماح له بالإنتاج. الغاية أن يثبت الحل أنه يولد الملفات والعناصر التقنية بالشكل الذي تطلبه المواصفات. وفشل الفحوص يعني غالباً خللاً في الإعداد أو البيانات يصلحه المزود ثم يعيد المحاولة.

4. شهادة الإنتاج

بعد اجتياز الفحوص تصدر شهادة الإنتاج. من هذه اللحظة تصدر الوحدة فواتير حقيقية مرتبطة: الفاتورة الضريبية تذهب للاعتماد، والمبسطة يبلغ عنها خلال 24 ساعة. وما يتغير بعدها في عمل المبيعات ونقاط البيع مشروح في دليل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.

جدول زمني عكسي حتى موعد الموجة

موعد ربط المجموعة الخامسة والعشرين 1 فبراير 2027، كما أعلنت الهيئة في خبر معيار المجموعة الخامسة والعشرين. أفضل طريقة للتخطيط أن تبدأ من الموعد وتعود إلى اليوم.

منشأة في الموجة الخامسة والعشرين تبدأ في 3 أكتوبر 2026

المدة المتاحة من 3 أكتوبر 2026 إلى 1 فبراير 2027:

• من 3 أكتوبر إلى 1 نوفمبر: 29 يوماً.
• من 1 نوفمبر إلى 1 ديسمبر: 30 يوماً.
• من 1 ديسمبر إلى 1 يناير: 31 يوماً.
• من 1 يناير إلى 1 فبراير: 31 يوماً.
• المجموع: 29 + 30 + 31 + 31 = 121 يوماً.

النافذة	الأيام	المهمة	علامة الإنجاز
3 أكتوبر إلى 1 نوفمبر	29	اختيار الحل أو تأكيد جاهزية الحالي	تأكيد مكتوب من المزود
1 نوفمبر إلى 1 ديسمبر	30	تنظيف بيانات المنشأة والعملاء والأصناف	كل رقم ضريبي من 15 خانة
1 ديسمبر إلى 1 يناير	31	رمز التحقق، شهادة الامتثال، الفحوص	شهادة الإنتاج
1 يناير إلى 1 فبراير	31	تشغيل كامل واختبار كل أنواع المستندات	أسبوعان دون رفض

الهامش في الشهر الأخير مقصود. لو تعثرت الفحوص في ديسمبر، يبقى يناير لإصلاحها قبل الموعد.

ومن يختار حله في النافذة الأولى يستطيع أن يبدأ بـنظام محاسبة متوافق مع المرحلة الثانية مهيأ للربط مع منصة فاتورة، فلا يحتاج نقل الفواتير من برنامج فوترة منفصل إلى دفاتره.

ما الذي يتعثر عادة ولماذا

وعند المقارنة بين المزودين، تذكر أن قائمة مزودي الحلول التي تنشرها الهيئة إرشادية وغير ملزمة. الإدراج فيها يعني أن المزود استوفى معاييرها، ولا يعني أن الهيئة اعتمدت برنامجه، ويجوز لك استخدام أي حل يلبي المتطلبات. وما تطلبه الهيئة من البرنامج تحديداً في متطلبات هيئة الزكاة من البرنامج، والمقارنة بين الحلول المتوافقة في أفضل برنامج فوترة إلكترونية.

الأسبوع الأول بعد شهادة الإنتاج

التشغيل لا ينتهي بالشهادة. الأسبوع الأول هو الذي يكشف ما لم تكشفه الاختبارات:

• راجع كل فاتورة ضريبية مرفوضة في يومها. السبب يظهر في النظام، والتصحيح المبكر يمنع تكرار الخطأ نفسه في عشرات الفواتير.
• راقب قائمة المبسطات غير المبلغ عنها مرتين يومياً. مرة في منتصف النهار ومرة قبل الإغلاق.
• امسح رموز عينة من الفواتير. اختر فاتورة من كل نوع وتأكد من ظهور الوسوم التشفيرية بعد الوسم 5، وأن رمز المبسطة يحمل الوسوم التسعة كاملة.
• أوقف كل مسار قديم. أي قالب أو نظام سابق كان يصدر فواتير يجب أن يغلق نهائياً، حتى لا يستخدمه موظف بحكم العادة.
• اجمع ملاحظات الفريق. الكاشير ومندوب المبيعات يعرفان أين تتعطل العملية قبل أن تعرفه الإدارة.