المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية: ما المطلوب ومن يخضع لها

ماذا يعني «الإصدار والحفظ» في عمل المنشأة

الاسم الذي اختارته الهيئة يصف الالتزام بدقة. «الإصدار» يعني أن الفاتورة تولد داخل نظام إلكتروني، لا في دفتر ولا بخط اليد. و«الحفظ» يعني أن النظام نفسه يحتفظ بها بصيغة يمكن الرجوع إليها وتقديمها عند الطلب. لا شيء في المرحلة الأولى يتطلب اتصالاً بالإنترنت مع الهيئة، ولا موافقة مسبقة على كل فاتورة.

هذه المرحلة هي الأرضية التي تبني عليها المرحلة الثانية. ولهذا يبدأ دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية بها قبل الحديث عن الموجات. فالمنشأة التي لم تستقر على نظام إلكتروني بعد لن تجد ما تربطه بمنصة فاتورة حين يصلها الإشعار.

ثلاثة التزامات تختصر المرحلة:

• أن تصدر كل فاتورة ضريبية وكل فاتورة مبسطة وكل إشعار دائن أو مدين من النظام.
• أن تحمل الفاتورة الصادرة رمز الاستجابة السريعة بالوسوم الخمسة.
• أن تبقى المستندات محفوظة في النظام طوال مدة الحفظ النظامية.

أين تقف المرحلة الأولى من الثانية

يكثر السؤال عن الفرق بين المرحلتين، والجواب الأوضح في مسار الفاتورة نفسها من لحظة إنشائها إلى وصولها للعميل:

التواريخ من صفحة مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة. والتفاصيل التي تخص الربط نفسه في شرح المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.

ما يظهر على فاتورة المرحلة الأولى

الفاتورة في هذه المرحلة تجمع أمرين: البيانات التي تفرضها أحكام ضريبة القيمة المضافة على أي فاتورة، والرمز الذي تفرضه منظومة الفوترة.

البيانات النظامية

الفاتورة الضريبية الموجهة لمنشأة تحمل اسم البائع والمشتري وعنوانيهما ورقميهما الضريبيين، والرقم التسلسلي، وتاريخ الإصدار ووقته، والأصناف بكمياتها وأسعارها، والخصومات، والضريبة بنسبتها ومبلغها، والإجمالي. والمبسطة تكتفي ببيانات أقل لأنها لا تذكر المشتري. القائمة الكاملة بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات، ويمكنك رؤيتها مملوءة في نموذج الفاتورة الضريبية.

الرمز بوسومه الخمسة

يحدد معيار الخصائص الأمنية ما يحمله الرمز في هذه المرحلة: اسم البائع في الوسم 1، ورقمه الضريبي في الوسم 2، ووقت الإصدار في الوسم 3، والإجمالي شامل الضريبة في الوسم 4، ومبلغ الضريبة في الوسم 5. يولد النظام هذا الرمز من بيانات الفاتورة نفسها، فلا يكتبه الموظف ولا يرسمه بأداة خارجية. معنى المصطلح وأصله في صفحة رمز الاستجابة السريعة.

مراجعة فاتورة صادرة في المرحلة الأولى

أصدرت مكتبة تجارية فاتورة ضريبية لشركة هندسية بالأصناف التالية:

الصنف	الكمية	سعر الوحدة	المبلغ
ورق تصوير	40 رزمة	25	1,000
حبر طابعة	10 علب	180	1,800
خصم تجاري			(200)

• المجموع قبل الخصم: 1,000 + 1,800 = 2,800 ريال.
• الصافي بعد الخصم: 2,800 − 200 = 2,600 ريال.
• الضريبة: 2,600 × 15٪ = 390 ريالاً.
• الإجمالي: 2,600 + 390 = 2,990 ريالاً.

عند مسح رمز هذه الفاتورة يجب أن يظهر في الوسم 4 الرقم 2990.00 وفي الوسم 5 الرقم 390.00. لو ظهر في الوسم 4 الرقم 2800.00 فالنظام يحسب الإجمالي قبل الخصم والضريبة، وهذا خلل يستحق إبلاغ المزود قبل أن يتكرر في آلاف الفواتير.

ولطريقة مسح رمز فاتورة فعلية والتحقق منه بتطبيق الهيئة، راجع كيف تتحقق من رمز QR في الفاتورة الإلكترونية.

أخطاء تبقي المنشأة خارج المرحلة الأولى نفسها

بعض المنشآت تظن أنها ملتزمة لأن فواتيرها مطبوعة ومنسقة. لكن الطباعة ليست المعيار. هذه حالات شائعة لا تحقق متطلبات المرحلة:

• دفتر فواتير ورقي مرقم مسبقاً يملؤه البائع بالقلم.
• قالب في برنامج تحرير نصوص يعدل الموظف أرقامه في كل مرة، ثم يحفظ نسخة باسم جديد.
• رمز مطبوع ولده موقع مجاني من نص كتبه الموظف، فلا علاقة له ببيانات الفاتورة المحفوظة.
• فواتير تصدر من النظام في الفرع الرئيسي، بينما الفرع الثاني يكتب فواتيره يدوياً.

القاسم المشترك بين هذه الحالات أن الفاتورة لا تنتج عن نظام يحفظها ويعرف تسلسلها. وقوالب الموقع نفسها، مثل نموذج الفاتورة الإلكترونية السعودية، أداة لتعلم الحقول فقط ولا ترسم رمزاً، لأن الرمز يأتي من حل الفوترة الإلكترونية للمنشأة.

اللغة والأرقام في فواتير هذه المرحلة

يشترط الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية أن تصدر الفاتورة بالعربية، مع جواز إضافة لغة ثانية بجانبها، ويقبل الأرقام العربية أو الهندية. والشركات التي تستورد نظاماً أجنبياً تتعثر هنا كثيراً، لأن قوالبه الافتراضية بالإنجليزية وحدها. افحص هذا قبل أي شيء آخر عند اختيار النظام.

كيف تستثمر المرحلة الأولى استعداداً للربط

المنشأة التي تعمل بالمرحلة الأولى اليوم قد تشملها موجة قادمة، فالهيئة نزلت بحدود الموجات تدريجياً حتى 187,500 ريال في المجموعة الخامسة والعشرين. والوقت الحالي هو الأنسب لتجهيز ما يستغرق وقتاً:

1. اسأل مزودك عن خطة المرحلة الثانية الآن. النظام الذي يكفي للإصدار والحفظ قد لا يدعم الربط، والانتقال إلى نظام آخر قبل موعدك بأيام مخاطرة لا تحتاجها.
2. أكمل بيانات عملائك من المنشآت. الأرقام الضريبية من 15 رقماً والعناوين الكاملة من بيانات الفاتورة الضريبية الواجبة، وأي نقص فيها يظهر بوضوح أكبر بعد الربط.
3. وحد نقاط الإصدار. كل فرع أو نقطة بيع خارج النظام اليوم ستكون مشكلة أكبر غداً.
4. راقب إيراداتك الخاضعة للضريبة سنوياً. حدود الموجات مبنية على إيرادات سنوات سابقة، والحساب مشروح في صفحة موجات الفاتورة الإلكترونية.

من يختار نظامه في هذه المرحلة يوفر على نفسه انتقالين. فالأفضل أن تبدأ بـنظام فوترة يحفظ فواتيرك اليوم ويصبح جاهزاً للربط حين تحل موجتك بدلاً من نظام تتخلى عنه بعد أشهر.