محاسبة شركات الشحن: أموال الدفع عند الاستلام وتكلفة الرحلة

أموال التاجر في حقيبة المندوب

أكبر مبالغ تمر بشركة شحن صغيرة ليست أموالها. التاجر يرسل الطلب، والمندوب يسلمه ويقبض قيمته، ثم تحوّل الشركة المبلغ إلى التاجر بعد خصم أجرتها. دليل محاسبة القطاعات أشار إلى أن هذه الأموال لا تُسجل إيراداً. هنا التفاصيل: القيود، والعهدة، والإقفال الأسبوعي.

أسبوع تحصيل لتاجر واحد

• شحنات مدفوعة عند الاستلام سُلمت هذا الأسبوع: 420 شحنة، قيمتها المحصلة 96,600 ريال
• أجرة الشحن والتحصيل للشحنة 25 ريالاً قبل الضريبة، فالمجموع 10,500 ريال، وضريبته 1,575 ريالاً
• المحوّل للتاجر بعد خصم الأجرة: 96,600 − 12,075 = 84,525 ريالاً

القيد	من حساب	إلى حساب	المبلغ
التحصيل من العملاء	عهدة المندوبين	مستحقات التجار	96,600
توريد المندوبين للخزينة	البنك	عهدة المندوبين	96,600
فاتورة الأجرة للتاجر	مستحقات التجار 12,075	إيرادات الشحن 10,500، وضريبة المخرجات 1,575	12,075
التحويل للتاجر	مستحقات التجار	البنك	84,525

بعد القيود الأربعة، الإيراد 10,500 ريال فقط. لو سُجل المحصّل 96,600 ريال إيراداً، لتضخمت المبيعات تسعة أضعاف، واختل كل مؤشر يُحسب على الإيراد، وبدت التحويلات للتاجر مصروفاً بلا تفسير.

عهدة المندوبين: الإقفال اليومي والأسبوعي

حساب "عهدة المندوبين" يجب أن يكون صفراً في نهاية كل يوم، أو يساوي ما في أيدي المندوبين ممن لم يعودوا بعد. افتح فيه حساباً فرعياً لكل مندوب، وطابقه يومياً مع كشف الشحنات المسلّمة من نظام التتبع.

1. كل مساء: المسلّم حسب النظام = المورّد نقداً + الدفع الإلكتروني عند الباب + العجز.
2. كل أسبوع: رصيد "مستحقات التجار" لكل تاجر = المحصّل − الأجرة − المحوّل.
3. كل شهر: طابق كشف كل تاجر مع رصيده في دفاترك قبل أن يطابقه هو.

إذا ورّد مندوب 6,420 ريالاً مقابل 6,800 مسلّمة، فالعجز 380 ريالاً يبقى ذمة على المندوب في حسابه الفرعي، ولا يُخصم من التاجر، ولا يُقيد مصروفاً قبل التحقق من سببه.

تكلفة الرحلة من سجل المركبة

تسعير الشحن بالتقدير هو أقصر طريق إلى الخسارة. التكلفة الحقيقية لكل مركبة نوعان: تكاليف متغيرة تزيد مع كل كيلومتر كالوقود والإطارات، وتكاليف ثابتة تُدفع سواء تحركت أم وقفت، كالراتب والإهلاك والتأمين.

تسعير رحلة 1,600 كيلومتر ذهاباً وإياباً

المتغير للكيلومتر: وقود 0.55 ريال، وإطارات وصيانة 0.20 ريال، فالمجموع 0.75 ريال.

الثابت الشهري: راتب السائق 7,000، وإهلاك 4,500، وتأمين وتسجيل 1,100، فالمجموع 12,600 ريال.

البند	شهر مخطط 12,000 كم	شهر فعلي 9,000 كم
الثابت للكيلومتر	12,600 ÷ 12,000 = 1.05	12,600 ÷ 9,000 = 1.40
التكلفة الكلية للكيلومتر	1.80	2.15
تكلفة الرحلة (1,600 كم)	2,880	3,440
سعر الرحلة قبل الضريبة	3,600	3,600
هامش الرحلة	720، أي 20٪	160، أي 4.4٪

قسط الإهلاك 4,500 ريال في المثال يأتي من شاحنة تكلفتها 330,000 ريال وقيمتها المتبقية المقدرة 60,000 ريال بعد خمس سنوات: (330,000 − 60,000) ÷ 60 شهراً = 4,500 ريال بطريقة القسط الثابت. وهذا القسط يُستحق سواء قطعت الشاحنة ألف كيلومتر أو عشرين ألفاً، ولهذا يقع في الجزء الثابت.

السعر نفسه، والوقود نفسه، والسائق نفسه، لكن الهامش انهار من 20٪ إلى 4.4٪ لأن مسافة الشاحنة في الشهر نقصت بمقدار الربع. هذا ما لا يراه من يحسب تكلفة الرحلة من فاتورة الوقود وحدها.

قسط الإهلاك في المثال محاسبي. أما لأغراض ضريبة الدخل، لمن يخضع لها، فيضع نظام ضريبة الدخل سيارات الشحن ضمن مجموعة المعدات بنسبة 25٪. جرّب الطريقتين في حاسبة إهلاك الأصول.

هذا الحساب يحتاج أن يُسجل كل مصروف على مركبته من البداية. فاتورة وقود بلا رقم لوحة لا يمكن نسبتها لاحقاً، ولذلك يفيد برنامج يسجل مصروفات الوقود والصيانة مصنفة لحظة دفعها، فتتكون تكلفة الكيلومتر من القيود نفسها دون جدول جانبي.

فوترة عملاء الشركات الشهرية

عملاء الشحن من الشركات لا يدفعون رحلة رحلة. الغالب أن تُجمع شحنات الشهر في فاتورة واحدة تصدر في أوله التالي، ثم تُدفع بعد مهلة متفق عليها. الفاتورة الضريبية لعميل منشأة تصدر في موعد لا يتجاوز الخامس عشر من الشهر التالي للتوريد، بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية.

لكن الإيراد لا ينتظر الفاتورة. الشحنات التي نُفذت في 28 من الشهر إيراد ذلك الشهر، حتى لو فوترتها في 5 من الشهر التالي. لهذا يحتاج الإقفال قيداً بالإيرادات المستحقة غير المفوترة، يُعكس حين تصدر الفاتورة. وبعدها تبدأ متابعة الذمم المدينة حسب العميل وعمر الفاتورة، لأن عميلاً كبيراً يتأخر شهرين قد يستهلك سيولة الوقود والرواتب كلها.

ثلاث نقاط ضريبية في نشاط الشحن

النقطة الثالثة تمس الشركات التي تخلط سيارة المدير بالأسطول. افصل السيارات المستخدمة لأغراض شخصية في حساب مستقل، حتى لا تفقد خصم ضريبة شاحنات تعمل للنشاط وحده.

الإقفال الشهري لشركة الشحن

• قراءة عداد كل مركبة في آخر يوم، لأنها مقام تكلفة الكيلومتر.
• مطابقة مستحقات كل تاجر، وتحويل كل رصيد تجاوز دورة التحويل المتفق عليها.
• مراجعة عهدة كل مندوب، وتسوية العجز المؤكد.
• حصر الدفعات لجهات شحن غير مقيمة خلال الشهر، لتوريد استقطاعها في موعده.
• قيد الشحنات المنفذة التي لم تُفوتر بعد، حتى يظهر إيراد الشهر كاملاً.

هذه المهام الخمس تستغرق ساعات قليلة إذا أُنجزت في أول أيام الشهر، وتتحول إلى أيام من البحث إذا تراكمت ربعاً كاملاً. وأولها قراءة العدادات، لأن كل رقم بعدها يعتمد عليها.

والتاجر الذي يتعامل معك يرى الصورة نفسها من الجهة الأخرى، كما يشرح محاسبة المتاجر الإلكترونية.