متطلبات هيئة الزكاة من برنامج المحاسبة في المرحلة الثانية

أربع محطات في حياة الفاتورة

متطلبات الهيئة لا تأتي دفعة واحدة، بل تتوزع على مراحل عمل البرنامج: تهيئته مرة واحدة، ثم ما يحدث عند إصدار كل فاتورة، ثم ما يحدث بعد إصدارها، ثم ما يحدث حين يتغير المبلغ. نمر عليها بهذا الترتيب، لأنه الترتيب الذي ستختبر به أي برنامج. وموقع هذا المعيار بين معايير الاختيار الأخرى مشروح في دليل اختيار برنامج المحاسبة، حيث يحمل أعلى وزن مع السعر.

المحطة الأولى: تهيئة البرنامج على منصة فاتورة

قبل أن يصدر البرنامج أول فاتورة في مرحلة الربط، يمر بتسلسل محدد يصفه الدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية:

1. تولّد المنشأة رمز تحقق لمرة واحدة من بوابة فاتورة، وصلاحيته ساعة واحدة.
2. ترسل وحدة الحل في البرنامج طلب توقيع شهادة، فتحصل على معرف ختم تشفيري للامتثال (CSID).
3. يجتاز البرنامج فحوص الامتثال بهذه الشهادة.
4. تصدر بعد ذلك شهادة الإنتاج، فيبدأ العمل الفعلي.

ما يهمك هنا ليس التفاصيل الفنية بل توزيع العمل. اسأل المزود: من يولد الرمز ومن يدخله في البرنامج؟ وهل يظهر في الشاشة أن الوحدة اجتازت الفحوص وحصلت على شهادة الإنتاج؟ وإذا كانت للمنشأة فروع أو أجهزة بيع متعددة، فهل لكل منها وحدة مستقلة تُهيَّأ وحدها؟ الشرح خطوة بخطوة في ربط نظام المحاسبة بمنصة فاتورة.

المحطة الثانية: عند إصدار كل فاتورة

البرنامج الملتزم لا يكتفي بأن يطبع ما تكتبه. هو يولد عناصر لا تستطيع كتابتها بيدك، ويمنعك من إصدار فاتورة ناقصة.

ما يولده تلقائياً. رقم التعريف الموحد لكل فاتورة، والختم التشفيري الذي يضمن مصدرها وسلامة بياناتها، ورمز الاستجابة السريعة الذي يجمع الحقول الخمسة الأساسية إلى الحقول المشفرة من 6 إلى 9: بصمة ملف الفاتورة، والتوقيع الرقمي، والمفتاح العام، وللفواتير المبسطة توقيع الهيئة على مفتاح الختم. هذه الحقول موصوفة في معايير تنفيذ الخصائص الأمنية، والرمز مرمز بطريقة Base64 ولا يتجاوز 700 حرف.

ما يمنعه. هذه أسئلة تختبر بها البرنامج في الحساب التجريبي:

• هل يرفض إصدار فاتورة ضريبية لعميل منشأة دون رقمه الضريبي؟
• هل يختار نوع الفاتورة بحسب العميل، فيصدر المبسطة للأفراد، ويسمح بها بين المنشآت إذا قلت قيمة التوريد الخاضع للضريبة عن 1,000 ريال كما في الدليل الإرشادي التفصيلي؟
• هل تصدر الفاتورة بالعربية، مع جواز إضافة لغة أخرى بجانبها، وبأرقام عربية أو هندية؟
• هل يمنع تعديل فاتورة صدرت، ويوجهك إلى إشعار بدل ذلك؟

افحص الرمز في فاتورة مبسطة تجريبية، وطريقة التحقق منه بتطبيق الهيئة في كيف تتحقق من رمز QR في الفاتورة الإلكترونية. إذا وجدت الحقول الخمسة الأولى فقط، فالفاتورة صادرة بمنطق المرحلة الأولى.

المحطة الثالثة: بعد الإصدار، مساران مختلفان

الفاتورة الضريبية والمبسطة لا تسلكان الطريق نفسه إلى الهيئة. البرنامج يجب أن يعرف الفرق ويعرضه لك:

الخطر العملي في المسار الأول تأخير التحصيل: الفاتورة الضريبية لا تصل إلى عميلك قبل اعتمادها، فكل رفض بلا تنبيه واضح يؤخر دفعة مستحقة. والخطر في الثاني تراكم فواتير المحل أثناء انقطاع الاتصال حتى تنقضي المهلة دون أن ينتبه أحد.

المحطة الرابعة: حين يتغير المبلغ أو يسبق الدفع التوريد

الإشعارات. حين تتغير قيمة توريد خاضع للضريبة يصدر البرنامج إشعاراً دائناً أو مديناً يشير إلى الرقم التسلسلي للفاتورة الأصلية، ويعالج الإشعار بنوع الفاتورة الأصلية نفسه: يُعتمد إن كانت ضريبية، ويُبلَّغ إن كانت مبسطة. جرب ذلك على فاتورة تجريبية، وقارن الناتج بـنموذج الإشعار الدائن.

الدفعات المقدمة. استلام دفعة مقدمة قبل التوريد يتطلب إصدار فاتورة ضريبية إلكترونية، ولا يكفي سند القبض وحده، كما توضح الأسئلة الشائعة للفوترة الإلكترونية. اسأل: هل يصدر البرنامج فاتورة للدفعة، ثم يخصمها من الفاتورة النهائية عند التوريد دون أن تحسب الضريبة مرتين؟ كثير من المنشآت تكتشف غياب هذه الخاصية في أول عقد بعربون.

ما لا تطلبه الهيئة من البرنامج

بعض ما يُقال في عروض البيع ليس من متطلبات الهيئة أصلاً:

• لا توجد شهادة اعتماد للبرامج. تنشر الهيئة قائمة مزودي حلول الفوترة الإلكترونية الذين استوفوا معاييرها في المرحلتين، وهي قائمة استرشادية غير ملزمة، ولا تعني أن الهيئة اعتمدت البرنامج. الصياغة الدقيقة أن البرنامج "مدرج في قائمة مزودي الحلول لدى الهيئة" أو "متوافق مع متطلبات المرحلة الثانية".
• لا يُشترط أن يكون المزود في القائمة. يجوز استخدام أي حل يستوفي المتطلبات.
• لا يُشترط نوع تشغيل معين. السحابي والمكتبي سواء ما دام البرنامج يتصل بمنصة فاتورة، والفرق بينهما عملي لا نظامي كما في البرنامج السحابي مقابل المكتبي.

ومتى تشمل مرحلة الربط منشأتك تحديداً تجده في موجات الفاتورة الإلكترونية.

ما تطلبه من المزود كتابياً

اجعل هذه الأسئلة جزءاً من العرض المكتوب، لا من المحادثة الهاتفية:

وللمنشآت الصغيرة والمتوسطة نرشح حسيم، لأن صفحة أسعاره كما راجعناها في 3 أكتوبر 2026 تذكر أن الفوترة الإلكترونية بالمرحلة الثانية مشمولة في باقاته الثلاث، فيجيب الصف الثاني من الجدول قبل أن تسأله. واطلب بقية الأدلة في الجدول من مزود برنامج فوترة إلكترونية يغطي متطلبات المرحلة الثانية في كل باقاته كما تطلبها من أي مزود آخر، فالمسؤولية أمام الهيئة على المنشأة لا على البرنامج.