خطاب مطالبة مالية رسمي بمستحقات متأخرة، Word و PDF

مطالبة أم تذكير؟ الفرق في الغرض والنبرة

لا ترسل المطالبة أولاً إلى عميل جيد تأخر مرة واحدة، فالنبرة الرسمية قد تكلفك العلاقة. ولا تكرر التذكير بلا نهاية مع عميل يتجاهلك، فكل شهر يمضي يجعل التحصيل أصعب.

المستحقات في المثال

شركة نقل لها ثلاث فواتير على مؤسسة تجارية، والخطاب مؤرخ في 2026-10-05:

أيام التأخير تُعد من يوم الاستحقاق حتى تاريخ الخطاب. قبل الإرسال طابق الأرقام مع كشف حساب العميل، فخطأ واحد في رقم يعطي المدين سبباً للتشكيك في الخطاب كله.

شرح الحقول

الحقل	ما يُكتب فيه	إلزامي
اسم المنشأة الدائنة	صاحبة الحق في المبالغ، وتوقع الخطاب بمفوضها.	نعم
السجل التجاري	يثبت هوية الدائن في الخطاب إذا عُرض لاحقاً على جهة مختصة.	لا
الآيبان للسداد	الحساب الذي يُطلب التحويل إليه، باسم المنشأة الدائنة نفسها.	لا
اسم المدين	الاسم الرسمي للمدين كما في سجله والفواتير، لا اسمه التجاري المختصر.	نعم
سجل المدين	يحدد المدين بدقة إذا تشابهت الأسماء.	لا
عنوان المدين	العنوان الذي يُسلَّم إليه الخطاب، ويفضل أن يكون العنوان الوطني المسجل.	لا
رقم الخطاب	رقم صادر يسهل الإشارة إلى الخطاب في أي مراسلة لاحقة.	لا
تاريخ الخطاب	التاريخ الذي تُحسب حتى يومه أيام التأخير في الجدول.	نعم
طبيعة التعامل	وصف مختصر لما قُدم للمدين وصدرت به الفواتير.	لا
التذكيرات السابقة	تواريخ التذكيرات الودية التي سبقت هذا الخطاب.	لا
مهلة السداد (يوم)	المهلة التي تمنحها للمدين من تاريخ استلامه الخطاب، وتحددها أنت.	لا
رقم الفاتورة	رقم الفاتورة كما ورد في نسخة المدين.	لا
تاريخها	تاريخ إصدار الفاتورة.	لا
الاستحقاق	آخر يوم للسداد بحسب شروط الدفع المتفق عليها.	لا
أيام التأخير	عدد الأيام من تاريخ الاستحقاق حتى تاريخ الخطاب.	لا
قيمة الفاتورة	إجمالي الفاتورة شاملاً الضريبة.	لا
المسدد منها	ما وصل من دفعات جزئية على الفاتورة.	لا
مسؤول التحصيل	الجهة التي يتواصل معها المدين للسداد أو الاعتراض.	لا
هاتف التواصل	رقم مباشر يرد عليه مسؤول التحصيل خلال المهلة.	لا

إذا مضت المهلة دون سداد

الخطاب نفسه لا يضيف للمبلغ غرامة ولا فائدة، ولا ينبغي أن يهدد بعقوبة محددة. ما يملكه الدائن بعد المهلة يتوقف على نوع المستندات التي في يده:

• مستندات لها قوة السند التنفيذي. عددت المادة التاسعة من نظام التنفيذ الصادر بالمرسوم الملكي م/53 لعام 1433هـ السندات التنفيذية، ومنها الأوراق التجارية، والعقود والمحررات الموثقة، والمحررات العادية التي يقر المدين بالدين فيها كله أو بعضه. وقد وافق مجلس الوزراء في 1447هـ على نظام تنفيذ جديد (انظر أدناه)، فتحقق من القائمة السارية وقت المطالبة.
• فواتير ومراسلات عادية. تحتاج إلى طريق قضائي. وقد أعلنت وكالة الأنباء السعودية أن اللائحة التنفيذية لنظام المحاكم التجارية تتضمن إجراءات أوامر الأداء والاعتراض عليها.

وانتبه إلى أن مجلس الوزراء وافق بالقرار رقم 746 وتاريخ 26/10/1447هـ على نظام تنفيذ جديد، فاسأل محامياً عن النص الساري على حالتك قبل أي خطوة. ومن الحكمة أن يتضمن ملفك: العقد، والفواتير، ومذكرات التسليم الموقعة، وصورة هذا الخطاب مع ما يثبت استلامه.

أثر الدين المتعثر على دفاترك

إرسال المطالبة لا يغير القيود، فالمبلغ يبقى في الذمم المدينة بقيمته. لكنه إشارة إلى المحاسب ليعيد تقدير قابلية التحصيل عند إقفال الفترة:

• إذا صار التحصيل مشكوكاً فيه، يُكوَّن مخصص الديون المشكوك فيها بحسب سياسة المنشأة.
• إذا ثبت تعذر التحصيل نهائياً، يُشطب المبلغ ديناً معدوماً.

وراقب فترة التحصيل لعملائك، فارتفاعها المستمر يسبق عادة كثرة خطابات المطالبة.