جدول زمني مقترح للتذكير
لا يوجد نص نظامي يحدد مواعيد التذكير، فهي سياسة تضعها منشأتك. هذا جدول شائع لفاتورة بأجل 30 يوماً:
| التوقيت | الرسالة | المرفق |
|---|---|---|
| قبل الاستحقاق بثلاثة أيام | تنبيه قصير بالموعد القادم | لا شيء |
| يوم الاستحقاق | هذا الخطاب بنبرته الودية | نسخة الفاتورة |
| بعد الاستحقاق بأسبوع | تذكير ثانٍ مع سؤال عن أي عائق | كشف حساب العميل |
| بعد الاستحقاق بشهر تقريباً | اتصال هاتفي ثم قرار التصعيد | ملف الفواتير |
المهم أن يكون الجدول ثابتاً لكل العملاء، فالعميل الذي يعرف أنك تتابع بانتظام يدفع في موعده أكثر من الذي لا يسمع منك إلا بعد شهرين.
اكتب رسالة التذكير
مطبعة الريشة الذهبية
- هاتف قسم الحسابات
- 0500000000
تذكير بموعد السداد
إلى
السادة مدارس الأفق الأهلية، إدارة الشؤون المالية، تحية طيبة وبعد،
نشكركم على ثقتكم وتعاملكم المستمر معنا. ونود أن نذكركم بلطف بأن الفواتير التالية حلّ موعد سدادها، ولعلها فاتتكم مع زحمة الأعمال:
| رقم الفاتورة | البيان | تاريخ الاستحقاق | المبلغ شامل الضريبة |
|---|---|---|---|
| INV-2026-1187 | طباعة كتيبات الفصل الدراسي الأول | 2026-09-30 | 4,600.00 |
| INV-2026-1203 | شهادات ولوحات حفل الافتتاح | 2026-10-05 | 2,875.00 |
- الرصيد المستحق
- 7,475.00
يسعدنا استلام السداد بالطريقة التي تناسبكم:
- تحويل بنكي إلى حساب مطبعة الريشة الذهبية، الآيبان SA0000000000000000000000.
- شيك باسم مطبعة الريشة الذهبية.
- الدفع في مقرنا نقداً أو بالبطاقة مقابل سند قبض.
وإذا كنتم قد سددتم المبلغ فنرجو إرسال صورة إشعار التحويل لنطابقه، مع اعتذارنا عن هذا التذكير. ولأي استفسار عن الفواتير يسعدنا إرسال نسخها أو كشف حساب مفصل، على الرقم 0500000000.
مع خالص الشكر والتقدير.
- اسم صاحب الحساب
- مطبعة الريشة الذهبية
- الآيبان
- SA0000000000000000000000
قسم الحسابات
صياغة تحفظ العلاقة
في المثال مطبعة تذكّر مدرسة أهلية بفاتورتين: الأولى 4,600 ريال استحقت في 30 سبتمبر، والثانية 2,875 ريالاً استحقت في 5 أكتوبر، فالرصيد المستحق 7,475 ريالاً. لاحظ ما فعلته الرسالة:
- بدأت بالشكر لا بالمبلغ.
- ذكرت الأرقام كاملة حتى لا يحتاج العميل إلى البحث.
- أعطت ثلاث طرق للدفع مع الآيبان واسم صاحب الحساب.
- اعتذرت مسبقاً إن كان الدفع قد تم، وطلبت إشعار التحويل للمطابقة.
ما يُترك في التذكير الأول: كلمات مثل «نهائي» و«إنذار» و«إجراءات»، وأي غرامة لم ينص عليها اتفاق مكتوب. هذه مكانها خطاب المطالبة المالية إن احتجت إليه.
وحين يصل المبلغ، أصدر سند قبض يذكر رقمي الفاتورتين، ليُغلق رصيدهما في حساب العميل.
الضريبة لا تنتظر التحصيل
تأخر العميل لا يؤجل ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة. بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية تستحق الضريبة في أقرب التواريخ بين التوريد وإصدار الفاتورة واستلام الثمن. ففي المثال، ضريبة الفاتورتين، 600 و375 ريالاً، تدخل في الإقرار الضريبي لفترتهما ولو لم يدفع العميل بعد. هذا سبب إضافي للمتابعة المبكرة: المنشأة تدفع الضريبة من سيولتها حتى يسدد العميل.
علامات تقول إن التذكير لم يعد كافياً
- مضى أكثر من شهر على الاستحقاق دون رد أو موعد دفع.
- وعد العميل بالسداد مرتين ولم يفعل.
- بدأت فواتير جديدة تتراكم فوق القديمة.
عندها راجع فترة التحصيل لهذا العميل، وفكر في إيقاف البيع الآجل له قبل أن يكبر رصيد الذمم المدينة عليه.
شرح الحقول
| الحقل | ما يُكتب فيه | إلزامي |
|---|---|---|
| اسم منشأتك | المنشأة التي أصدرت الفواتير وتنتظر السداد. | نعم |
| هاتف قسم الحسابات | رقم يتصل عليه العميل إذا أراد نسخة فاتورة أو استفسر عن رصيد. | لا |
| اسم العميل | اسم العميل كما في الفواتير. | نعم |
| عناية | القسم أو الشخص الذي يعتمد المدفوعات لدى العميل، فيصل التذكير لمن يملك قرار الدفع. | لا |
| تاريخ التذكير | يوم إرسال الرسالة. | نعم |
| رقم المرجع | رقم داخلي يربط التذكير بملف العميل إن احتجت تذكيراً ثانياً. | لا |
| رقم الفاتورة | رقم الفاتورة ليسهل على العميل إيجادها في سجلاته. | لا |
| البيان | ما تخصه الفاتورة بكلمات قليلة يعرفها العميل. | لا |
| تاريخ الاستحقاق | آخر يوم للسداد بحسب الاتفاق. | لا |
| المبلغ شامل الضريبة | إجمالي الفاتورة كما صدرت. | لا |
| اسم صاحب الحساب | الاسم الذي يظهر للعميل عند إضافة الحساب في تطبيق البنك. | لا |
| الآيبان | رقم الحساب الدولي المكون من 24 خانة، اكتبه كاملاً بلا مسافات ناقصة. | لا |
أسئلة شائعة
متى أرسل أول تذكير بالسداد للعميل؟
لا توجد قاعدة نظامية لذلك، والشائع تذكير قصير قبل الاستحقاق بأيام ثم تذكير يوم الاستحقاق. وإذا مضى أسبوع بلا رد يُرسل تذكير ثانٍ ومعه كشف الحساب.
كيف أكتب رسالة تذكير بالدفع دون إحراج العميل؟
افترض السهو لا المماطلة، واذكر الأرقام بدقة، واختم بعرض المساعدة بنسخ الفواتير. وتجنب في التذكير الأول أي حديث عن مهل نهائية أو إجراءات.
هل أنتظر سداد العميل قبل توريد ضريبة الفاتورة؟
لا، فالضريبة تستحق في أقرب التواريخ بين التوريد وإصدار الفاتورة واستلام الثمن، لا عند التحصيل. لذلك تدخل ضريبة الفاتورة غير المسددة في إقرار فترتها.
ما الفرق بين خطاب التذكير وخطاب المطالبة المالية؟
التذكير ودي ويفترض أن العميل نسي، ولا يضع مهلة نهائية. المطالبة رسمية تأتي بعد تذكيرات بلا نتيجة، وتحدد مهلة وتحفظ حق الدائن في الإجراءات.
هل أرسل التذكير بالبريد الإلكتروني أم بالرسائل؟
اختر القناة التي يرد عليها مسؤول الدفع عادة، وأرفق نسخة PDF من الخطاب. والبريد الإلكتروني أسهل في حفظ أثر مكتوب إذا احتجت إليه لاحقاً.
المصادر
محتوى دفترة دوت كوم لأغراض تعليمية ولا يُعد استشارة محاسبية أو ضريبية أو قانونية. وجدت خطأ؟ أخبرنا وسنصححه ونذكر تاريخ التصحيح.