متطلبات هيئة الزكاة للفاتورة الإلكترونية: البيانات والعناصر والمواعيد

لماذا نقسمها إلى طبقات

المحاسب الذي يقرأ المتطلبات قائمة واحدة طويلة يخلط بين ما يكتبه الموظف وما يولده البرنامج وما يحكمه التقويم. التقسيم يوضح المسؤول عن كل بند: البيانات مسؤولية من يدخلها، والعناصر التقنية مسؤولية الحل، والمواعيد مسؤولية الإجراءات. والصورة العامة للمنظومة في دليل الفاتورة الإلكترونية في السعودية، أما هذه الصفحة فقائمة فحص تراجع عليها فواتيرك.

الطبقة الأولى: البيانات المكتوبة

ينقل الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات بيانات الفاتورة من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة. والمقارنة بين النوعين جنباً إلى جنب أسرع طريقة لمعرفة ما ينقص فاتورتك:

الخانات الفارغة في عمود المبسطة لا تعني منعاً، بل تعني أن الدليل لم يدرجها ضمن بياناتها. وأوضح فرق بين النوعين هو بيانات العميل: المبسطة لا تحتاجها، والضريبية لا تقوم بدونها. معنى الفاتورة الضريبية كمصطلح، ونسخة مملوءة منها في نموذج الفاتورة الضريبية.

اللغة والأرقام والعملة

يشترط الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية العربية، ويقبل معها لغة أخرى، ويقبل الأرقام العربية أو الهندية. ومبلغ الضريبة يظهر بالريال السعودي في كل الأحوال.

الطبقة الثانية: ما يولده النظام

هذه العناصر لا تظهر في نموذج يملؤه الموظف، ولا يمكن إضافتها يدوياً:

• رقم التعريف الموحد عالمياً: 128 بت، يولده النظام بخوارزمية تضمن ألا يتكرر، وهو إلزامي في المرحلة الثانية.
• الختم التشفيري: ختم إلكتروني بخوارزميات التشفير يثبت مصدر الفاتورة وأن بياناتها لم تتغير.
• ملف XML: الصيغة المنظمة التي تقرؤها منصة فاتورة.
• رمز الاستجابة السريعة: خمسة وسوم في المرحلة الأولى، وتسعة في الثانية، بترميز يحدده معيار الخصائص الأمنية بحد أقصى 700 حرف.

وما تطلبه الهيئة من البرنامج نفسه، بوصفه أداة، مشروح في متطلبات هيئة الزكاة من البرنامج.

الطبقة الثالثة: المواعيد

ويضاف إلى المواعيد التزام إجرائي يحدده قرار الضوابط والمتطلبات: الهيئة تبلغ كل موجة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل، والمنشأة تربط نظامها في الموعد المحدد لها.

اختبر فاتورة حقيقية على القائمة

فحص فاتورة وصلت من مورد

وصلت شركة مقاولات فاتورة من مورد مواد بناء بهذه البيانات: عنوانها «فاتورة»، تاريخ 14 أكتوبر بلا وقت، رقم 2231، اسم المورد ورقمه الضريبي دون عنوان، اسم الشركة وعنوانها ورقمها الضريبي، 120 كيس إسمنت بسعر 18 ريالاً، الضريبة 15٪، ورمز في أسفلها.

الحساب:

• المجموع قبل الضريبة: 120 × 18 = 2,160 ريالاً.
• الضريبة: 2,160 × 15٪ = 324 ريالاً.
• الإجمالي: 2,160 + 324 = 2,484 ريالاً.

الفحص على الطبقة الأولى كشف ثلاثة نواقص: العنوان يجب أن يكون «فاتورة ضريبية»، ووقت الإصدار غائب، وعنوان المورد غائب. وعند مسح الرمز، بالطريقة المشروحة في كيف تقرأ رمز QR في الفاتورة الإلكترونية، ظهر في الوسم 4 الرقم 2484.00 وفي الوسم 5 الرقم 324.00، وهما مطابقان للحساب.

النتيجة: الأرقام سليمة لكن البيانات ناقصة. المطلوب أن تطلب الشركة من المورد فاتورة مستوفية، لأنها المستند الذي تعتمد عليه في خصم ضريبة المدخلات. وللتأكد من أن الرقم الضريبي للمورد من 15 رقماً، راجع خطوات كيف تتحقق من الرقم الضريبي لمنشأة في السعودية.

قراءات خاطئة شائعة للمتطلبات

المتطلبات منشورة، لكن ما يتداوله الناس عنها يختلف أحياناً عن نصها. أربع قراءات تتكرر في أسئلة أصحاب المنشآت:

• «الرمز يكفي». الرمز بند واحد من اثني عشر بنداً في الفاتورة الضريبية. فاتورة برمز سليم وبلا عنوان العميل تبقى ناقصة.
• «المبسطة لا تحتاج رقماً ضريبياً». الذي لا تحتاجه هو رقم المشتري. أما الرقم الضريبي للمورد فمطلوب في المبسطة كما في الضريبية.
• «الفاتورة الإنجليزية مقبولة إذا كان العميل أجنبياً». الدليل التفصيلي يشترط العربية في كل الأحوال، ويجيز اللغة الأخرى بجانبها فقط.
• «التاريخ يكفي». الفاتورة الضريبية تحتاج وقت الإصدار مع التاريخ، والرمز نفسه يحمل الوقت في الوسم 3.

مصدر هذه الالتباسات غالباً قالب قديم بقي يعمل منذ ما قبل الفوترة الإلكترونية. لذلك فإن أول مراجعة تستحق الوقت هي مقارنة قالب فاتورتك الحالي بالجدول في أعلى هذه الصفحة، بنداً بنداً.

متطلبات تقع على المنشأة لا على النظام

أفضل حل في السوق لا يغطي هذه البنود، لأنها تعتمد على قرارات المنشأة وبياناتها:

1. صحة البيانات الأساسية. رقم ضريبي خاطئ في بطاقة العميل ينتج فاتورة مرفوضة أو خاطئة مهما كان النظام سليماً.
2. اختيار نوع الفاتورة الصحيح. المبسطة تجوز بين المنشآت إذا كان التوريد الخاضع للضريبة أقل من 1,000 ريال، وما زاد يحتاج فاتورة ضريبية.
3. التصحيح بالإشعار لا بالتعديل. الإشعار يشير إلى الرقم التسلسلي للفاتورة الأصلية، والأسهل أن يصدر الإشعار من برنامج فوترة إلكترونية يدعم الإشعارات المدينة مع فواتيرك نفسها، بدلاً من إعداده في ملف منفصل. معنى الإشعار المدين وحالاته في صفحته.
4. الحفظ. ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية، بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية.
5. الالتزام بموعد الموجة. الإشعار يصل المنشأة، ومتابعة الموعد شأنها لا شأن المزود.