موقعه في دورة الشراء
- طلب شراء من القسم.
- أمر شراء للمورد.
- استلام البضاعة ومطابقتها.
- فاتورة المورد، وتقيد يومها على حسابه وتسجل ضريبة المدخلات.
- أمر الدفع: طلب سداد الفواتير التي حل أجلها.
- التنفيذ بتحويل أو شيك، ويوثق بـسند صرف يحمل رقم الأمر.
أمر الدفع إذن حلقة رقابية بين تسجيل الالتزام وسداده. لا يضيف حساباً جديداً، لكنه يضمن أن يرى شخص ثانٍ كل مبلغ قبل خروجه.
ارفع طلب الدفع للاعتماد
شركة أوتاد للمقاولات العامة
- مقدم الطلب
- إدارة المشتريات: م. فيصل العتيبي
أمر دفع
المستفيد وبيانات التحويل
- المبلغ
- 28,750.00 SAR
فقط ثمانية وعشرون ألف وسبعمائة وخمسون ريال سعودي لا غير
- الفواتير المستحقة
- فاتورة 5521 بتاريخ 2026-09-08 بمبلغ 11,500 ريال، وفاتورة 5534 بتاريخ 2026-09-17 بمبلغ 17,250 ريالاً، عن بلوك وأسمنت لمشروع فيلا حي النرجس.
- المشروع أو بند الموازنة
- مشروع فيلا حي النرجس: بند المواد
- قرار المدير المالي
- موافق، الأستاذ خالد الزهراني
- قرار المدير العام
- موافق
مقدم الطلب
المدير المالي
المدير العام
أمر الدفع لا يقيد في الدفاتر. يقيد السداد عند تنفيذه بسند صرف أو تحويل يحمل رقم هذا الأمر.
لمراجعة فواتير كل مورد قبل كتابة أمر الدفع، يساعدك برنامج يسجل فواتير الموردين ويربط دفعها بالبنك أو الصندوق أو البطاقة.
مثال: فاتورتان لمورد مواد بناء
| الفاتورة | قبل الضريبة | الضريبة 15٪ | الإجمالي |
|---|---|---|---|
| 5521 | 10,000 | 1,500 | 11,500 |
| 5534 | 15,000 | 2,250 | 17,250 |
| المجموع | 25,000 | 3,750 | 28,750 |
إذا لم تسمح السيولة بسداد الفاتورتين معاً، فاكتب أمراً بفاتورة واحدة واترك الأخرى لأمر لاحق، ولا تكتب مبلغاً جزئياً لا يطابق أي فاتورة. المبلغ في أمر الدفع هو الإجمالي شامل الضريبة، لأن هذا ما تدين به المنشأة للمورد. عند اعتماد الأمر لا يتغير شيء في الدفاتر. حين ينفذ التحويل يقيد المحاسب:
| مدين | دائن | |
|---|---|---|
| حـ/ مؤسسة الحجر الأبيض (موردون) | 28,750 | |
| حـ/ البنك | 28,750 |
ضريبة المدخلات البالغة 3,750 ريالاً لا تظهر هنا، لأنها سجلت يوم استلام فاتورتي المورد. يمكنك التحقق من أن المورد احتسبها بالنسبة الصحيحة بالرجوع إلى نموذج فاتورة مشتريات.
مصفوفة صلاحيات للاستئناس
صلاحيات اعتماد المدفوعات قرار داخلي تضعه كل منشأة لنفسها. هذا مثال لمنشأة صغيرة، عدّل حدوده بما يناسبك:
| المبلغ | يعتمده |
|---|---|
| حتى 5,000 ريال | مدير القسم والمحاسب |
| أكثر من 5,000 حتى 50,000 ريال | المدير المالي |
| أكثر من 50,000 ريال | المدير المالي والمدير العام |
بهذه المصفوفة يحتاج أمر الـ28,750 ريالاً توقيع المدير المالي وحده، والنموذج يترك خانة المدير العام لمن يريد اعتماداً ثانياً في كل الحالات.
شرح الحقول
| الحقل | ما يُكتب فيه | إلزامي |
|---|---|---|
| المنشأة | المنشأة التي ستدفع. | نعم |
| مقدم الطلب | القسم والموظف المسؤول عن صحة الطلب. | نعم |
| المستفيد | المورد أو الجهة المستحق لها المبلغ. | نعم |
| رقم الآيبان | رقم حساب المستفيد كما في خطابه البنكي المعتمد لديكم، لا كما ورد في بريد حديث. | لا |
| البنك | اسم البنك وفرعه كما في شهادة الآيبان. | لا |
| رقم أمر الدفع | رقم متسلسل لطلبات الدفع، يذكر لاحقاً في سند الصرف. | نعم |
| تاريخ الطلب | يوم رفع الطلب للاعتماد. | نعم |
| تاريخ الاستحقاق | آخر موعد للسداد حسب شروط المورد. | لا |
| المبلغ المطلوب | مجموع الفواتير المطلوب سدادها شاملة الضريبة. | نعم |
| طريقة الدفع | الطريقة التي ستنفذ بها الإدارة المالية الدفع. | لا |
| الفواتير المستحقة | أرقام الفواتير وتواريخها ومبالغها، حتى لا تدفع فاتورة مرتين. | لا |
| المشروع أو بند الموازنة | يتحقق المعتمد من وجود مخصص كافٍ قبل الموافقة. | لا |
| قرار المدير المالي | اسم المعتمد الأول وقراره. | لا |
| قرار المدير العام | الاعتماد الثاني للمبالغ التي تتجاوز صلاحية المدير المالي. | لا |
ثلاثة أخطاء يمنعها الأمر المكتوب
- السداد المكرر. أرقام الفواتير في الأمر تكشف فاتورة سبق دفعها.
- تغيير الحساب البنكي. رسالة تطلب التحويل إلى آيبان جديد أسلوب معروف في الاحتيال على المنشآت. لا تعتمد رقماً جديداً إلا بعد اتصال على رقم معروف للمورد.
- سيولة غير محسوبة. جمع الأوامر المعتمدة قبل تاريخ الاستحقاق يكشف حاجتك للنقد مبكراً. اربطها بـنموذج التدفق النقدي المتوقع أو حاسبة التدفق النقدي.
لمن يبني دورته المحاسبية من البداية، يشرح دليل المحاسبة للشركات الصغيرة كيف تتصل هذه المستندات ببعضها.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين أمر الدفع وسند الصرف؟
أمر الدفع طلب داخلي لاعتماد السداد قبل تنفيذه، ولا يخرج به أي مبلغ. سند الصرف يحرر لحظة الدفع ويقيد في الدفاتر.
هل يقيد أمر الدفع في دفتر اليومية؟
لا، فاعتماد الدفع لا يغير أي رصيد. القيد يسجل عند تنفيذ التحويل: من حـ/ المورد إلى حـ/ البنك.
من يعتمد أمر الدفع؟
تحدده لائحة الصلاحيات الداخلية في المنشأة حسب حجم المبلغ. الشائع اعتماد المدير المالي للمبالغ المتوسطة، وإضافة المدير العام لما يتجاوزها.
لماذا أكتب أرقام الفواتير في أمر الدفع؟
لأنها تمنع سداد الفاتورة نفسها مرتين في طلبين مختلفين. وتسهل على المحاسب مطابقة الدفعة مع كشف حساب المورد.
كيف أتحقق من رقم الآيبان قبل اعتماد الدفع؟
قارنه بالرقم المحفوظ في ملف المورد من شهادة بنكية سابقة. إذا طلب المورد تغييره فتحقق هاتفياً من رقم معروف لديك قبل أي تحويل.
المصادر
محتوى دفترة دوت كوم لأغراض تعليمية ولا يُعد استشارة محاسبية أو ضريبية أو قانونية. وجدت خطأ؟ أخبرنا وسنصححه ونذكر تاريخ التصحيح.