نموذج تفويض من منشأة أو فرد لإنجاز مهمة محددة

تفويض خاص أم وكالة إلكترونية من ناجز

لم نجد قاعدة رسمية تنظم خطاب التفويض الخاص، فهو مستند بين أطرافه. أما الوكالة فلها خدمة رسمية: تتيح خدمة إصدار وكالة في وزارة العدل إصدارها إلكترونياً عبر ناجز، وهذه أبرز شروطها كما تعرضها صفحة الخدمة:

القاعدة العملية: إذا كانت المهمة أمام محكمة أو جهة حكومية، أو فيها بيع أو التزام مالي كبير، فاسأل الجهة أولاً، والأرجح أنها تطلب وكالة. وإذا كانت مهمة تشغيلية مع مورد أو عميل، فالتفويض المكتوب جيداً يكفي غالباً إن قبلته تلك الجهة.

ما يجعل الجهة المستلمة تطمئن للخطاب

• مهمة واحدة واضحة بأرقام مستنداتها، لا عبارة عامة مثل «إنهاء جميع المعاملات».
• استثناءات مكتوبة تمنع التوسع، كعدم دفع المبالغ أو قبول البدائل.
• مدة قصيرة بتاريخ بداية ونهاية.
• صورة الهوية مرفقة، ورقم هاتف للتحقق.
• توقيع من يملك الصفة مع ختم المنشأة إن كان المفوِّض منشأة.

حين يستلم المفوَّض فاتورة: باسم من تصدر؟

في المثال يفوض مقاول موظف المشتريات لاستلام أجهزة مكتبية وفاتورتها. الفاتورة الضريبية تصدر باسم المشتري الحقيقي، أي المؤسسة، لا باسم الموظف. فبيانات الفاتورة التي يعددها الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية تشمل اسم العميل وعنوانه ورقمه الضريبي، وهذه بيانات المؤسسة. والفاتورة التي تحمل اسم الموظف بدل المؤسسة لا تحمل بيانات المشتري الصحيحة، فتحتاج إلى تصحيح قبل قيدها.

لذلك يطلب المفوَّض عند الاستلام:

1. مراجعة اسم المؤسسة ورقمها الضريبي على الفاتورة الضريبية قبل التوقيع.
2. مطابقة الكميات مع أمر الشراء.
3. تسليم الفاتورة ومذكرة التسليم للمحاسب في اليوم نفسه، ليقيدها على نموذج فاتورة مشتريات.

وإذا كانت المهمة استلام مبلغ نقدي، فليوقع المفوَّض إيصال استلام نقدية باسم المنشأة لا باسمه.