كيف تنتقل بين أنظمة المحاسبة: خطة أربعة أسابيع دون فقد سجل

قبل أن تبدأ: تاريخ القطع يقرر نصف العمل

تاريخ القطع هو اليوم الذي يتوقف فيه النظام القديم عن تسجيل أي عملية، ويبدأ الجديد. كل ما قبله يبقى في القديم، وكل ما بعده في الجديد. إذا اخترته جيداً قلّت المطابقات المعقدة لاحقاً.

القاعدة العملية أن يوافق أول يوم في فترة إقرار. الإقرار يُقدم شهرياً إذا تجاوزت التوريدات الخاضعة للضريبة 40 مليون ريال في السنة، وربع سنوياً لغيرها، وموعده آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الفترة، بحسب إعلان هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

منشأة تقدم إقرارها ربع سنوياً

إذا انتقلت المنشأة في 1 أبريل، فإقرار الربع الأول (يناير إلى مارس) يُعد كاملاً من النظام القديم ويقدم بنهاية أبريل، وإقرار الربع الثاني يُعد كاملاً من الجديد.

أما إذا انتقلت في 15 فبراير، فإقرار الربع الأول يجمع شهراً ونصفاً من نظام وشهراً ونصفاً من آخر، وعليك أن تدمج تقريرين وتتحقق ألا تتكرر فاتورة أو تسقط.

وأفضل من بداية الربع بداية السنة المالية، لأن الأرصدة الافتتاحية حينها هي أرصدة الإقفال نفسها. وإن كنت لم تحسم البرنامج الجديد بعد، فابدأ من دليل اختيار برنامج المحاسبة.

الأسبوع الأول: نظّف قبل أن تنقل

ما تنقله كما هو ينقل معه أخطاءه. خصص الأسبوع الأول للتنظيف داخل النظام القديم:

• العملاء والموردون: احذف المكرر، وأكمل العناوين، وتحقق من الأرقام الضريبية. الرقم الضريبي 15 خانة يبدأ بالرقم 3 وينتهي به بحسب معايير تنفيذ الخصائص الأمنية، وأي رقم ناقص سيوقف فاتورة ضريبية في النظام الجديد.
• الأصناف: أوقف الأصناف التي لم تتحرك منذ سنة، ووحّد وحدات القياس.
• الحسابات: أغلق الحسابات الفارغة، واجمع الحسابات المتشابهة.

ثم اكتب جدول مقابلة بين الدليلين، صفاً لكل حساب في القديم:

إذا كان دليلك الحالي مزدحماً فهذه فرصة لإعادة بنائه من نموذج دليل الحسابات.

الأسبوع الثاني: البيانات الثابتة

في هذا الأسبوع تنقل ما لا يتغير يومياً: الحسابات، والعملاء، والموردين، والأصناف، ومراكز التكلفة، والأصول الثابتة. صدّرها من النظام القديم إلى جداول، وراجعها، ثم استوردها.

بعد الاستيراد اختر عشرة سجلات عشوائياً من كل نوع، وقارنها حقلاً حقلاً بالنظام القديم. خطأ في عمود واحد يتكرر في مئات السجلات.

الأسبوع الثالث: الأرصدة الافتتاحية والمطابقة

في تاريخ القطع أقفل الفترة في النظام القديم، واستخرج ثلاثة تقارير: ميزان المراجعة، وأعمار الذمم المدينة والدائنة فاتورة فاتورة، وقائمة المخزون بعد الجرد. أي فرق جرد يُسجل في النظام القديم قبل القطع، لا في الجديد بعده.

أرصدة افتتاحية لمنشأة صغيرة في 31 ديسمبر (أرقام افتراضية)

ميزان المراجعة في تاريخ القطع:

الحساب	مدين	دائن
النقد في البنك	48,300
الذمم المدينة	84,500
المخزون	61,200
الأصول الثابتة بالتكلفة	52,000
مجمع الإهلاك		15,000
الذمم الدائنة		29,700
ضريبة القيمة المضافة المستحقة		6,450
رأس المال		100,000
الأرباح المبقاة		94,850
المجموع	246,000	246,000

المطابقة الأولى، الطرفان: 48,300 + 84,500 + 61,200 + 52,000 = 246,000 مدين، و15,000 + 29,700 + 6,450 + 100,000 + 94,850 = 246,000 دائن.

المطابقة الثانية، الذمم: للمنشأة ثلاث فواتير مفتوحة بمبالغ 30,000 و42,000 و12,500، ومجموعها 84,500، وهو رصيد الحساب نفسه. أدخل الفواتير الثلاث بأرقامها الأصلية، لا رصيداً واحداً باسم "ذمم افتتاحية".

المطابقة الثالثة، المخزون: الرصيد الدفتري كان 63,000، والجرد أظهر 61,200، فسُجل العجز 1,800 في النظام القديم قبل القطع، ودخل المخزون الجديد بقيمة الجرد.

لاحظ أن الأصول تُنقل بتكلفتها ومجمع إهلاكها منفصلين لا بصافيها، حتى يستمر حساب الإهلاك صحيحاً في النظام الجديد. تحقق من الأرقام بـحاسبة إهلاك الأصول. ورصيد الضريبة المستحقة يخص الفترة الأخيرة في النظام القديم، فإقرارها يُعد من هناك لا من البرنامج الجديد.

الأسبوع الرابع: الربط مع منصة فاتورة والتشغيل

البرنامج الجديد لا يصدر فاتورة في مرحلة الربط قبل تهيئته. يصف الدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية التسلسل: رمز تحقق لمرة واحدة من بوابة فاتورة صالح ساعة واحدة، ثم طلب توقيع شهادة ترسله وحدة الحل لتحصل على شهادة الامتثال (CSID)، ثم فحوص الامتثال، ثم شهادة الإنتاج. ما يجب أن يفعله البرنامج بعدها مفصل في متطلبات هيئة الزكاة من البرنامج.

وإن كان انتقالك إلى برنامج محاسبة يشمل الربط مع منصة فاتورة من باقته الأولى، فاطلب جدول التهيئة مكتوباً كما تطلبه من أي مزود. وأياً كان البرنامج، نفّذ قبل يوم التشغيل:

1. أصدر فاتورة ضريبية وفاتورة مبسطة وإشعاراً دائناً على المبسطة، كلها تجريبية، وتحقق من اعتماد الأولى وإبلاغ الأخريين.
2. حدد بداية التسلسل الجديد للفواتير، ودوّنها في محضر الانتقال.
3. أوقف إصدار الفواتير من النظام القديم في يوم التشغيل نفسه، وأوقف صلاحيات الإدخال فيه لكل المستخدمين.

الشهر الأول بعد التشغيل

• إقفال الشهر الأول بعناية مضاعفة. طابق كشوف البنك، وارجع إلى ميزان المراجعة الافتتاحي مرة أخيرة.
• أول إقرار من النظام الجديد يغطي ما بعد تاريخ القطع فقط. إذا ظهرت فيه فاتورة بتاريخ سابق، فهي إما مكررة وإما أُدخلت بتاريخ خاطئ.
• النظام القديم للقراءة فقط. يجب الاحتفاظ بالفواتير والسجلات ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية، وإحدى عشرة سنة لما يخص الأصول الرأسمالية، وخمس عشرة سنة لما يخص العقارات، بحسب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات. صدّر كل شيء إلى ملفات مفتوحة قبل أن ينتهي اشتراكك القديم.

أخطاء تكلف أكثر من الانتقال نفسه

وإذا كنت تنتقل من جداول لا من برنامج، فالخطوات نفسها تقريباً مع تنظيف أكبر في الأسبوع الأول، وتفصيلها في دليل الانتقال من الإكسل إلى حسيم.