الانتقال من الإكسل إلى حسيم: الباقة والملفات والمطابقة

هل حان وقت ترك الجداول؟

الإشارة الأوضح تأتي من الهيئة: في مرحلة الربط والتكامل تُرسل الفواتير من حل إلكتروني مربوط بمنصة فاتورة، كما تشرح صفحة الفوترة الإلكترونية، والجدول لا يرتبط بها. إن كانت موجتك قريبة فالانتقال لم يعد خياراً. وإن لم تكن، فاختبر وضعك بالأسئلة الثلاثة في متى تنتقل من الإكسل، واقرأ حدود الإكسل في المحاسبة.

ثلاثة ملفات تكفي للبداية

لا تحاول نقل سنوات من الجداول. يكفي حسيم أن يعرف أين تقف منشأتك في يوم البدء:

1. ميزان المراجعة. كل حساب برصيده، والمدين يساوي الدائن. إن لم يكن لديك ميزان منظم، فابنه على نموذج ميزان المراجعة قبل أي خطوة أخرى.
2. دليل الحسابات وقوائم الأطراف. أسماء الحسابات مرتبة على نموذج دليل الحسابات، ثم العملاء والموردون بأرقامهم الضريبية وعناوينهم، والأصناف بكمياتها بعد الجرد.
3. الفواتير المفتوحة. كل فاتورة لم تُحصّل أو لم تُسدد، برقمها وتاريخها وطرفها ومبلغها.

تنظيف الأعمدة وصيغ الفحص مشروحة بالتفصيل في دليل نقل البيانات من الإكسل، فلا نكررها هنا.

أي باقة تختار؟

القرار هنا يتعلق بمن سيُدخل البيانات أكثر من الميزات:

الأسعار بالدفع السنوي قبل الضريبة كما في صفحة حسيم يوم 4 أكتوبر 2026، وبالدفع الشهري 59 و89 و169 ريالاً. المرحلة الثانية في الثلاث، فاختيار الفوترة الآن لا يمنعك من الربط لاحقاً. لكن القيود اليدوية وفواتير الموردين تبدأ من الأساسية، فمن يريد ميزان مراجعة افتتاحياً كاملاً يبدأ منها. التفاصيل في صفحة باقات حسيم من الفوترة إلى الشاملة.

يوم البدء

اجعله أول يوم في فترة إقرار. الإقرار ربع سنوي لأغلب المنشآت الصغيرة، وشهري لمن تتجاوز توريداته الخاضعة 40 مليون ريال في السنة، بحسب إعلان الهيئة. آخر إقرار يُعد من جداولك، وأول إقرار من حسيم. وأفضل من ذلك بداية السنة المالية إن كانت قريبة.

والأسبوع الأول بعد البدء هو الأصعب لمن اعتاد الجداول. سجّل كل فاتورة ومصروف في يومه، ولا تؤجل الإدخال إلى نهاية الشهر كما كنت تفعل في الإكسل. وفي نهاية الأسبوع طابق حركات البنك والصندوق مع الفواتير والمصروفات من خاصية مطابقة الحسابات في حسيم، فهي متاحة من الأساسية، لتكتشف أي عملية فاتتك وهي ما زالت حاضرة في ذهنك.

قائمة التحقق

المطابقة الأولى

بعد إدخال الأرصدة، افتح ميزان المراجعة في حسيم وقارنه بملفك رقماً رقماً. ثم اجمع كشوف العملاء وتأكد أن المجموع يساوي رصيد الذمم المدينة في الميزان. الفرق هنا غالباً فاتورة نسيتها في الجدول أو أدخلتها مرتين. لا تصدر أول فاتورة حتى يصبح الفرق صفراً.

جداولك القديمة

لا تحذف شيئاً. احفظ نسخة نهائية مقفلة من كل ملف، ويفضل تحويلها إلى PDF أيضاً. تلزم المادة 66 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة بحفظ الفواتير والسجلات ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية، كما يشرح دليل الهيئة لحفظ السجلات. وإن كنت ستنتقل لاحقاً بين برنامجين، فالخطوات في دليل الانتقال بين أنظمة المحاسبة.